NEW: BETA Products - GFI OneConnect and GFI OneGuard now available Learn more

GDPdU-certificering

E-mail vormt een belangrijk onderdeel van het zakendoen, waarbij  complete transacties via uitwisseling van e-mail tot stand worden gebracht. E-mails doen vaak dienst als zakenbrieven en zogeheten 'commerciële brieven' en kunnen ook fiscale betekenis hebben. Daarom worden specifieke eisen gesteld aan de verwerking en opslag van zakelijke e-mail.

De Duitse belastingwet beschrijft de eisen waaraan e-mails moeten voldoen als deze gerelateerd zijn aan belastingzaken. Volgens de belastingwet moeten dergelijke e-mails minimaal zes of tien jaar worden bewaard. Daarnaast bestaat in Duitsland met betrekking tot gegevenstoegang al een aantal jaar een gedetailleerd wettelijk voorschrift onder de naam GDPdU (globaal vertaald als 'beginselen voor gegevenstoegang en controleerbaarheid van digitale documenten'), dat opgesteld is door de Duitse fiscale autoriteit. Volgens dit voorschrift moeten alle e-mails met inhoud die betrekking heeft op belastingzaken, gedurende de wettelijk bepaalde bewaarperiode elektronisch worden opgeslagen en op verzoek van de fiscale autoriteiten ter beschikking worden gesteld.

Als onderdeel hiervan moeten organisaties voldoen aan specifieke eisen ten aanzien van de aard, het formaat en de verwerkbaarheid van elektronisch bewaarde e-mails. Willekeurige opslag van e-mails in de individuele postvakken van werknemers of een uitdraai van e-mails met inhoud die betrekking heeft op belastingzaken, is beslist onvoldoende. Bedrijven die in het kader van GDPdU hun financiële verslaglegging niet aan de nieuwe wettelijke eisen hebben aangepast, kunnen bij hun volgende belastingcontrole met zware sancties worden geconfronteerd. Als bedrijven in ernstige mate tekortschieten, kan dat leiden tot een schatting van de belastinggrondslag of een dwangsom en een boete wegens niet-nakoming van de verplichtingen, die kan oplopen tot EUR 250.000.

Elektronische archiveringssystemen bieden een oplossing die voldoet aan de hoge eisen voor e-mailopslag in de voorschriften. Een technische oplossing alleen is natuurlijk niet voldoende om de voorschriften na te kunnen leven. Naleving van eisen die worden gesteld aan het bewaren van e-mails, kan alleen worden bereikt als een goede technische oplossing wordt gecombineerd met gecoördineerde procedures en processen.

Een geldige technische oplossing is GFI MailArchiver for Exchange™, een beproefd en getest softwareproduct voor e-mailarchivering, dat door duizenden klanten wordt gebruikt. GFI MailArchiver 2011 is onlangs GDPdU-gecertificeerd door advocatenkantoor en IT-specialist PRW in München (Duitsland) en is ook gecertificeerd voor gebruik met SQL Express en NTFS als de archiefopslag. Dit is fantastisch nieuws voor kleinere en middelgrote bedrijven die SQL Server te duur en onnodig vinden. Dankzij de ondersteuning voor SQL Express en de functie voor het automatisch maken van databases, is GFI MailArchiver kosteneffectief en snel te installeren en configureren.