NEW: BETA Products - GFI OneConnect and GFI OneGuard now available Learn more

E-mailarchivering voor Amerikaanse onderwijsinstellingen

E-mail is een grote bron van informatie. De miljoenen e-mails die dagelijks worden verstuurd en ontvangen (vaak vertrouwelijk van aard) bevatten een schat aan informatie die bewaard moet worden.

De informatie in e-mails is zo belangrijk dat in december 2006 het Hooggerechtshof in de Verenigde Staten wijzigingen aanbracht in de Amerikaanse Federal Rules of Civil Procedure (FRCP). Deze regels bepalen wat er in federale civiele procedures gebeurt en hoe informatie en documentatie voor civiele procedures wordt verzameld. Deze wijzigingen zijn belangrijk omdat alle elektronisch opgeslagen informatie (inclusief e-mails) nu onderhevig is aan juridisch onderzoek.

Dat betekent dat federale instellingen, rechtbanken en advocaten naar elektronisch opgeslagen informatie kunnen vragen die van belang is voor rechtszaken en forensische onderzoeken. Als organisaties (ondernemingen, gemeenten, onderwijsinstellingen) geen informatie leveren (alle informatie of een gedeelte daarvan), kan dit leiden tot sancties, boetes en verlies van subsidies.

Sinds de wijzigingen in de FRCP in 2006, zijn onderwijsinstellingen verplicht te overwegen hoe en waar ze digitale informatie willen opslaan. Net als bij de meeste organisaties zijn onderwijsinstellingen steeds meer afhankelijk van communicatietechnologieën voor hun dagelijkse activiteiten. E-mail wordt gebruikt om met studenten, collega’s, leden van commissies en lokale, provinciale en federale instanties en autoriteiten te communiceren.

Onderwijsinstellingen moeten net zoals bedrijven en overheidsinstellingen in staat zijn om informatie snel te verzamelen en aan te bieden in het geval van een legitiem verzoek. Een algemeen misverstand over e-mailarchivering is dat het back-upbeleid van de instelling wel voldoende is. Hoewel back-ups zeer belangrijk zijn (voornamelijk als u een IT-beheerder bent die na een hardwareprobleem een server opnieuw moet installeren), zijn ze helaas niet voldoende voor het terugvinden van e-mails. Wat als een e-mailgesprek maanden of zelfs jaren geleden heeft plaatsgevonden? Uw IT-beheerder moet dan een grote berg aan e-mailgegevens doorspitten om precies die relevante informatie terug te vinden.

Met een oplossing voor e-mailarchivering kunnen volledige threads met een paar muisklikken worden teruggevonden.

De voordelen van een oplossing voor e-mailarchivering in onderwijsinstellingen

1. Bescherming tegen rechtszaken

Het terugvinden van een verloren of verwijderde e-mail kan soms voldoende zijn om een klacht van een ouder of student af te handelen. Met een oplossing voor e-mailarchivering kunnen onderwijzers onmiddellijk zoeken naar oude of verwijderde e-mail via een webbrowser of direct vanuit de Outlook®-client.

2. Betere naleving van wettelijke voorschriften en e-discovery

U kunt uw volledige e-mailgeschiedenis veilig en centraal opslaan, zodat u er snel en eenvoudig toegang toe hebt en berichten kunt terughalen, bijvoorbeeld wanneer dit om juridische redenen vereist is. Bewaarregels en een controletraject voor e-discovery zorgen ervoor dat e-mails niet kunnen worden verwijderd of gewijzigd.

3. Besparing op opslagkosten

Zoals elke andere organisatie is het ook voor scholen, schooldistricten en onderwijscommissies en -instellingen zeer belangrijk om binnen een budget te werken. Aangezien onderwijsmedewerkers steeds meer e-mails met grotere bijlagen verzenden en ontvangen, hebben zij echter ook steeds meer opslagruimte nodig op de server. Met een oplossing voor e-mailarchivering wordt één enkele kopie van een e-mail en eventuele bijlagen opgeslagen in een afzonderlijk centraal archief, waardoor IT-beheerders kunnen zorgen dat er minder opslagruimte vereist is.

4. Bescherm personeel en studenten tegen misstanden en pesten

Soms kan het nodig zijn om de communicatie van onderwijzers, studenten of administratief personeel te volgen om juridische redenen vanwege het personeelsbeleid. Met een oplossing voor e-mailarchivering kunt u e-mails met risicovolle inhoud, zoals kwetsende of ongepaste berichten, bewaken en rapporten.

Uit een informeel onderzoek dat door eSchool News werd uitgevoerd, is gebleken dat 80% van de schoolbeheerders niet duidelijk is over hun beleid voor het bewaren van e-mail. Hoewel vele organisaties zich bewust waren van de wijzigingen in het federale recht, zegt 90% dat zij echter nog steeds activiteiten moeten ondernemen om aan de voorschriften te voldoen.

Misschien is het tijd om e-mailarchivering serieus te overwegen. Download GFI Archiver®. Ontdek zelf de toegevoegde waarde.

Download een gratis testversie van 30 dagen