Laatste release: GFI OneConnect Email Security and Continuity (BETA) Meer info

E-mailarchivering voor netwerkbeheerders

De exponentiële groei van e-mail en het toenemende belang van dit medium als instrument voor bedrijfscommunicatie, heeft een sterke invloed op organisaties. Terwijl naleving van voorschriften ten aanzien van e-mail de verantwoordelijkheid is van het management en de juridische afdeling, moeten de IT-afdeling en netwerkbeheerders beslissingen nemen over hoe zij het toenemend aantal e-mails moeten opslaan en beheren.

Uit onderzoek van Osterman Research is gebleken dat drie van de vijf ondernemingen de groei van e-mailopslag als een groot probleem beschouwt. Eén terabyte aan gegevens van vandaag de dag zal binnen drie jaar toenemen tot 2,5 terabyte. Dat zijn heel wat gegevens om te verwerken. Als netwerkbeheerders geen oplossing voor e-mailarchivering en e-mailbeheer implementeren, riskeren zijn:

  • Opslagproblemen op het niveau van de Exchange Server
  • Problemen met het terugvinden van e-mails uit een back-up
  • Steeds meer klachten van gebruikers die e-mails als een PST-bestand hebben opgeslagen en deze hebben verloren of niet meer kunnen bekijken.

Door e-mails te archiveren lost u deze problemen op.

Omvang van mailboxen verminderen

De omvang van de mailboxen is een dagelijks probleem voor beheerders. Toch is een vastgelegde omvang nodig om te voorkomen dat de mailserver vol raakt. Hierdoor moeten werknemers e-mail verwijderen om ruimte in hun mailboxen te bewaren. Omdat deze e-mails later mogelijk nog van pas kunnen komen, doen werknemers dit liever niet; daarom vragen zij vaak om steeds meer opslagruimte. Dit kan veel onderlinge spanning opleveren.

Als u een e-mailarchiveringsoplossing hebt waarmee één exemplaar van alle bedrijfs-e-mails op een aparte server wordt opgeslagen, bespaart uw bedrijf schijfruimte en kunnen uw werknemers al hun oude e-mails met een paar klikken bekijken Met een e-mailarchiveringsoplossing ontvangt u geen berichten meer dat de mailbox vol is en hoeft u niet telkens weer voor voldoende schijfruimte te zorgen.

Oude en verwijderde e-mails terugvinden

Als u zonder een archiveringsoplossing back-ups doorzoekt naar oude en verwijderde e-mails, kan dit een nachtmerrie zijn. Uw netwerkbeheerder verspilt tijd met het speuren naar een oude e-mail, waarbij een werknemer vaak niet zeker weet wanneer deze werd verstuurd of ontvangen.

Met een e-mailarchiveringsoplossing kunnen beheerders werknemers via een webbrowser, Outlook of een apparaat met IMAP-ondersteuning toegang bieden tot hun oude en verwijderde e-mails Werknemers hebben dan de mogelijkheid om snel en makkelijk naar bepaalde gesprekken of bijlagen te zoeken en e-mails te herstellen, zonder tussenkomst van een IT-beheerder.

E-mails verliezen wanneer de bewaartermijn is verstreken

Om opslagruimte te besparen, configureren IT-beheerders beleidsregels voor het bewaren van e-mails op de mailserver. Wanneer de limiet van het beleid is bereikt, worden oude e-mails verwijderd. Als er geen archiveringsoplossing is geïnstalleerd, gaan mogelijk belangrijke e-mails verloren. Werknemers denken vaak dat hun oude berichten veilig in hun inbox zijn opgeslagen, terwijl deze in werkelijkheid worden verwijderd wanneer de limiet van het bewaarbeleid wordt bereikt. Het is mogelijk om e-mails terug te vinden door middel van back-ups, maar dit is tijdrovend en vergt exacte kennis. Met een e-mailarchiveringsoplossing is het ophalen van oude e-mails erg makkelijk. Uw werknemers kunnen zelf ook zoeken, zowel op kantoor als onderweg.

Problemen met het beheer van PST-bestanden

Om te voorkomen dat e-mails worden verwijderd, bewaren veel gebruikers hun e-mails in PST-bestanden die op hun lokale computer of op een gedeeld netwerk worden opgeslagen. Deze aanpak kan problematisch zijn. Als PST-bestanden lokaal worden opgeslagen, wordt er niet regelmatig een back-up van deze bestanden gemaakt. Als een PST-bestand vervolgens beschadigd of verwijderd raakt, dan raakt de e-mail kwijt. Als er bijvoorbeeld een probleem met het besturingssysteem is waarbij de harde schijf opnieuw moet worden geformatteerd, worden deze PST-bestanden tijdens het proces mogelijk verwijderd - vooral als de werknemer de beheerder niet heeft verteld dat al zijn of haar e-mails in PST-bestanden zijn opgeslagen. Aan de andere kant is het zo dat als PST-bestanden op het gedeelde netwerk worden opgeslagen, IT-beheerders weer problemen hebben met toenemende opslagvereisten plus het beheer van alle PST-bestanden, en moeten er meerdere back-ups worden gemaakt.
Met een e-mailarchiveringsoplossing worden deze problemen opgelost.

De oplossing

Met GFI Archiver® lost u IT-problemen op, bespaart u kosten en houdt u management en de werknemers tevreden. De archiveringsoplossing van GFI Archiver is gemakkelijk te configureren en te gebruiken en is verkrijgbaar voor een prijs waartegen het prijsbewuste hoofd van de financiële afdeling maar moeilijk nee kan zeggen.<

Download een gratis testversie van 30 dagen