NEW: BETA Products - GFI OneConnect and GFI OneGuard now available Learn more

Archivering voor bedrijven

E-mail is een belangrijk communicatiemiddel tussen mensen binnen en buiten uw organisatie. De meeste klanten gebruiken e-mail om contracten en overeenkomsten af te sluiten, en facturen en betaalgegevens uit te wisselen. E-mailberichten zijn vaak de enige bron van informatie die u hebt over belangrijke transacties.

Helaas onderschatten veel organisaties de omvang en impact van de informatie die in hun bedrijfsmail is opgeslagen. Uit onderzoek van Osterman Research is gebleken dat e-mail circa 75% van de dagelijks gebruikte informatie bevat. De hoeveelheid bedrijfskennis die in e-mails wordt opgeslagen is daarom voldoende reden om e-mails voor lange tijd te bewaren. Toch vinden nog veel organisaties het moeilijk om te accepteren dat zij een e-mailarchiveringsoplossing van industriële sterkte nodig hebben. Ze denken dat back-ups voldoende zijn.

Zo simpel is dat niet.

Waarom zou uw onderneming e-mails willen archiveren?

De redenen voor archivering en beheer van e-mail kunnen per bedrijf sterk verschillen. Eén ding is echter zeker: een bedrijf weet nooit echt of en wanneer de behoefte aan een oude e-mailthread zich zal voordoen. Het kan hierbij gaan om een goede verkooppresentatie of een lijst met gekwalificeerde potentiële klanten. Het kan echter ook gaan om een juridische zaak die veel juridische kosten en boetes kan veroorzaken voor het bedrijf.

Toegang tot oude en verwijderde e-mails

Traditionele back-upoplossingen om systemen te herstellen na desastreuze storingen zijn niet echt geschikt om oude e-mails terug te vinden. Het is niet gemakkelijk om deze te raadplegen en vinden. Bovendien kan er met deze e-mails geknoeid worden. Met een e-mailarchiveringsoplossing kunnen werknemers en het management zelf, zonder interventie van IT, naar oude of verwijderde e-mails zoeken en deze binnen enkele minuten terugvinden. Back-ups raken hierbij niet beschadigd.

Opslagproblemen

Het aantal e-mails dat dagelijks wordt gegenereerd, vormt een behoorlijke uitdaging voor IT-beheerders. Doordat werknemers steeds meer e-mails met grotere bijlagen versturen en ontvangen, wordt de beschikbare opslagruimte op de server steeds kleiner. Als de serverquota’s niet kunnen worden verhoogd, moeten de e-mails in PST-bestanden op werkstations of op het gedeelde netwerk worden opgeslagen. Hierdoor ontstaan meer kopzorgen voor de IT. Met een e-mailarchiveringsoplossing worden e-mails niet op de server opgeslagen, terwijl ze toch makkelijk toegankelijk blijven. Het gedoe dat komt kijken bij PST-bestanden, wordt zo eenvoudig opgelost.

Er kan worden voldaan aan wettelijke verplichtingen voor e-mail

De wetgeving is in veel landen gewijzigd; naast geschreven of gedrukte gegevens moeten nu ook e-mails gedurende een bepaalde tijd worden bewaard. Juridische en financiële ondernemingen werken voor hun e-mail met zeer specifieke voorschriften die moeten worden nageleefd, , maar ook uw bedrijf zijn eigen bewaarbeleid voor e-mail opstellen. Als u niet in staat bent om e-mails als bewijs voor te leggen (bijvoorbeeld tijdens een rechtszaak), kan dit leiden tot boetes, sancties en verlies van geloofwaardigheid. Met een e-mailarchiveringsoplossing wordt alle bedrijfsmail opgeslagen in een veilige omgeving die binnen enkele minuten toegankelijk is. Hierdoor kan uw bedrijf makkelijker kostbare interne gegevens vinden, zichzelf verdedigen in een rechtszaak of gewoonweg bewijzen dat het voldoet aan alle toepasselijke voorschriften.

Mogelijkheid om de e-mail van werknemers te beheren of controleren

De meeste bedrijven controleren niet welke e-mails werknemers versturen of ontvangen. Hoewel bedrijfsmail alleen voor zakelijke doeleinden mag worden gebruikt, kan het ook voorkomen dat het management de e-mails van een werknemer moet controleren. Met een e-mailarchiveringsoplossing kan het management afdelingshoofden toestemming geven om verstuurde e-mails te controleren. Mocht het helaas nodig zijn om een intern onderzoek te verrichten, dan weet uw bedrijf met een oplossing voor e-mailarchivering zeker dat het goed is voorbereid.

Niet langer een luxe

E-mailarchivering is niet langer een luxe. Het is een gerechtvaardigde kostenpost om een bedrijf efficiënt te kunnen leiden. Bovendien beschermt e-mailarchivering u tegen mogelijke boetes en nadelige juridische gevolgen. Bedrijven die al een archiveringsoplossing gebruiken, zeggen dat deze meer voordelen biedt dan ze in eerste instantie hadden verwacht.

Een groot aantal wetten en steeds meer voorschriften zijn van invloed op talloze bedrijven. Via de volgende links krijgt u een overzicht van de wetgeving in bepaalde landen. Het gaat hier om voorschriften die, direct of indirect, voorschrijven:

  • Dat e-mail moet worden bewaard
  • Op wie en op welke wijze deze voorschriften van toepassing zijn
  • De boetes als niet aan voorschriften wordt voldaan
Oostenrijk Nederland
België Polen
Tsjechië Spanje
Denemarken Zweden
Frankrijk Zwitserland
Duitsland Verenigd Koninkrijk
Italië Verenigde Staten