E-mailarchivering voor netwerkbeheerders

De exponentiële groei van e-mail en het toenemende belang van dit medium als instrument voor bedrijfscommunicatie heeft een sterke invloed op organisaties. Terwijl naleving van voorschriften ten aanzien van e-mail de verantwoordelijkheid is van het management en de juridische afdeling, moeten de IT-afdeling en netwerkbeheerders beslissingen nemen over hoe zij het toenemend aantal e-mails moeten opslaan en beheren.

Uit onderzoek van Osterman Research is gebleken dat drie van de vijf ondernemingen de groei van e-mailopslag als een groot probleem beschouwt. Eén terabyte aan gegevens van vandaag de dag zal binnen drie jaar toenemen tot 2,5 terabyte. Dat zijn heel wat gegevens om te verwerken. Als netwerkbeheerders geen oplossing voor e-mailarchivering en e-mailbeheer implementeren, kunnen opslagproblemen ontstaan op het niveau van de Exchange Server of problemen met het terugvinden van e-mails uit een backup en ondervinden ze steeds meer klachten van gebruikers die e-mails als een PST-bestand hebben opgeslagen en deze hebben verloren of niet meer kunnen bekijken.

Door e-mails te archiveren lost u uw problemen op.

Opslagproblemen oplossen, omvang van mailboxen verminderen

De omvang van de mailboxen is een dagelijks probleem voor beheerders. Toch is het nodig een limiet aan te geven om te voorkomen dat de mailserver vol raakt. Werknemers willen vaak geen e-mails verwijderen en vragen daarom naar steeds meer opslagruimte. Dit kan leiden tot veel irritatie. Als u een e-mailarchiveringsoplossing hebt, bespaart uw bedrijf schijfruimte en kunnen uw werknemers al hun oude e-mails met een paar klikken bekijken. Met een e-mailarchiveringsoplossing ontvangt u geen berichten meer dat de mailbox vol is en hoeft u niet meer naar oplossingen voor meer schijfruimte te zoeken.

Oude en verwijderde e-mails terugvinden

Het zoeken door backups naar oude en verwijderde e-mails zonder een archiveringsoplossing kan een nachtmerrie zijn. Uw netwerkbeheerder verknoeit tijd met het zoeken naar een oude e-mail waarvan een werknemer niet zeker is wanneer deze werd verstuurd of wanneer hij of zij deze heeft ontvangen.

Met een e-mailarchiveringsoplossing kunnen beheerders werknemers door middel van een webbrowser of via hun Outlook-client toegang geven tot hun oude en verwijderde e-mails Hij of zij heeft dan de mogelijkheid om naar bepaalde gesprekken te zoeken en met enkele muisklikken e-mails te herstellen, zonder interventie van de beheerder.

E-mails verliezen wanneer de bewaartermijn is verstreken

Om opslagruimte te besparen, configureren beheerders beleidsregels voor het bewaren van e-mails op de mailserver. Wanneer de limiet van het beleid is bereikt, worden oude e-mails verwijderd. Als dit gebeurt, zullen belangrijke e-mails verwijderd worden, tenzij er sprake is van een e-mailarchiveringsoplossing. Werknemers denken vaak dat hun oude berichten veilig in hun inbox zijn opgeslagen, terwijl deze in werkelijkheid worden verwijderd nadat de periode voor het bewaren van e-mails is verstreken. Het is mogelijk om e-mails terug te vinden door middel van backups, maar dit is tijdrovend en vergt exacte kennis. Met een e-mailarchiveringsoplossing duurt het slechts enkele minuten. Uw werknemers kunnen zelf ook vanaf hun desktop naar e-mails zoeken.

Problemen met het beheer van PST-bestanden

Om te voorkomen dat e-mails worden verwijderd, bewaren veel gebruikers hun e-mails in PST-bestanden die op hun lokale computer of op een gedeeld netwerk worden opgeslagen. Deze aanpak kan problematisch zijn. Als PST-bestanden lokaal worden opgeslagen, wordt er niet regelmatig een backup van deze bestanden gemaakt. Als een PST-bestand vervolgens beschadigd of verwijderd raakt, dan raakt de e-mail kwijt. Indien er een probleem met het besturingssysteem is waarbij formattering van de harde schijf vereist wordt, dan worden deze PST-bestanden tijdens het proces mogelijk verwijderd - vooral als de werknemer de beheerder niet heeft verteld dat al zijn of haar e-mails in PST-bestanden zijn opgeslagen. Aan de andere kant is het zo dat als PST-bestanden op het gedeelde netwerk worden opgeslagen, beheerders weer problemen hebben met toenemende opslagvereisten en het beheer van alle PST-bestanden, en moeten er meerdere backups worden gemaakt.

Met een e-mailarchiveringsoplossing worden deze problemen opgelost.

De oplossing:

GFI MailArchiver™ is een fantastische manier om het management en de werknemers tevreden te houden (met minder problemen voor de beheerder). Deze e-mailarchiveringsoplossing is gemakkelijk te configureren en te gebruiken en wordt geleverd tegen een prijs waartegen zelfs het prijsbewuste hoofd van de financiële afdeling geen nee kan zeggen.

Klik hier om een gratis 30-daagse testversie te downloaden

GFI MailArchiver for Exchange: Overzicht | Functies | Prijzen | Nu bestellen