E-mailarchivering voor netwerkbeheerders

Er wordt verwacht dat de exponentiële groei van e-mail en zijn belang als bedrijfscommunicatietool organisaties sterk zullen beïnvloeden. Het management en de juridische afdeling zijn verantwoordelijk voor compliance , terwijl het IT-afdeling en netwerkbeheerders beslissingen moeten maken over hoe zij het toenemend aantal e-mails moeten opslaan en beheren.

Uit onderzoek van Osterman Research is gebleken dat drie van de vijf ondernemingen de groei in messaging-opslag als een groot probleem beschouwen. Een terabyte aan gegevens zal nu binnen drie jaar 2,5 terabyte zijn. Dat zijn heel wat gegevens om te verwerken. Netwerkbeheerders moeten begrijpen dat tenzij zij een oplossing voor e-mailarchivering en e-mailbeheer implementeren, zij een risico lopen op opslagproblemen op het niveau van de Exchange Server, problemen bij het terugvinden van e-mails uit een back-up en steeds meer klachten van gebruikers die e-mails als een PST-bestand hebben opgeslagen en deze hebben verloren of deze niet meer kunnen bekijken.

Door e-mails te archiveren lost u uw problemen op.

Het probleem oplossen met betrekking tot de omvang van mailboxen

De omvang van de mailboxen is een dagelijks probleem voor beheerders. Toch is het nodig een limiet aan te geven om te voorkomen dat de mailserver volraakt. Werknemers willen vaak geen e-mails verwijderen en vragen daarom naar steeds meer opslagruimte. Als u een e-mailarchiveringsoplossing hebt, dan bespaart uw bedrijf schrijfruimte en kunnen uw werknemers al hun oude e-mails met een paar klikken bekijken. Met een e-mailarchiveringsoplossing ontvangt u geen berichten meer dat de mailbox vol is en hoeft u niet meer naar oplossingen te zoeken voor meer schijfruimte.

Oude en verwijderde e-mails terugvinden

Het zoeken door back-ups naar oude en verwijderde e-mails zonder een archiveringsoplossing kan een nachtmerrie zijn. Uw netwerkbeheerder verknoeit tijd aan het zoeken naar een oude e-mail waarvan een werknemer niet zeker is wanneer deze werd verstuurd of wanneer hij deze heeft ontvangen.

Met een e-mailarchiveringsoplossing kunnen beheerders werknemers door middel van een webbrowser of via hun Outlook-client toegang geven tot hun oude en verwijderde e-mails en hen de mogelijkheid geven om naar bepaalde conversaties te zoeken en om met een paar klikken e-mails te herstellen.

E-mails verliezen omdat de bewaartermijn is verstreken

Om opslagruimte te besparen, stellen beheerders op de mailserver een beleid op voor het bewaren van e-mails om deze na een bepaalde tijd te verwijderen. Als dit gebeurt, zullen belangrijke e-mails verwijderd worden, tenzij er sprake is van een e-mailarchiveringsoplossing. Werknemers denken vaak dat hun oude berichten veilig in hun inbox zijn opgeslagen, terwijl deze in werkelijkheid worden verwijderd nadat de periode voor het bewaren van e-mails is verstreken. Het is mogelijk om e-mails terug te vinden door middel van back-ups, maar dit is tijdrovend en vergt exacte kennis. Met een e-mailachiveringsoplossing duurt het slechts enkele minuten. Uw werknemers kunnen zelf ook vanaf hun desktop naar e-mails zoeken.

Problemen met het beheer van PST-bestanden

Om te voorkomen dat e-mails verwijderd worden, bewaren veel gebruikers hun e-mails in PST-bestanden die op hun lokale computer of op een gedeeld netwerk worden opgeslagen. Deze aanpak kan problematisch zijn. Als PST-bestanden lokaal opgeslagen worden, dan wordt er niet regelmatig een back-up van deze bestanden gemaakt. Als een PST-bestand beschadigd of verwijderd is, dan bent u de e-mails kwijt. Indien er een probleem met het besturingssysteem is waarbij formattering van de harde schijf vereist wordt, dan kunnen deze PST-bestanden tijdens het proces verwijderd worden - vooral als de werknemer de beheerder niet heeft verteld dat al zijn of haar e-mails in PST-bestanden zijn opgeslagen. Aan de andere kant, als PST-bestanden op het gedeeld netwerk worden opgeslagen, dan hebben beheerders weer problemen met toenemende opslagvereisten, met het aantal back-ups dat verhoogd moet worden en met het beheer van alle PST-bestanden.

Met een e-mailarchiveringsoplossing worden deze problemen opgelost.

De oplossing:

GFI MailArchiver™ is een fantastische manier om het management en de werknemers tevreden te houden (met minder problemen voor de beheerder). Deze e-mailarchiveringsoplossing is gemakkelijk te configureren en te gebruiken en wordt geleverd tegen een prijs waarop zelfs het prijsbewuste hoofd van de financiële afdeling niet nee tegen kan zeggen.

Klik hier om een gratis 30-dagen testversie te downloaden

GFI MailArchiver for Exchange: Overzicht | Kenmerken | Prijzen | Bestellen