E-mailarchivering voor Amerikaanse onderwijsinstellingen

Een e-mail is een grote bron van informatie en de miljoenen dagelijks verstuurde en ontvangen e-mails (vaak betrouwbaar van aard) bevatten een schat aan informatie die bewaard moet worden.

De informatie in e-mails is zo belangrijk dat in december 2006 het Hooggerechtshof in de Verenigde Staten wijzigingen aanbracht aan de Amerikaanse Federal Rules of Civil Procedure; welke voorschriften bepalen wat er in federale civiele procedures gebeurt en hoe informatie en documentatie voor civiele procedures wordt verzameld. Deze wijzigingen zijn belangrijk omdat alle elektronische opgeslagen informatie (inclusief e-mails) nu aan inzage is onderworpen.

Wat betekent dat? Dit betekent dat federale agentschappen, rechtbanken en advocaten naar elektronisch opgeslagen informatie kunnen vragen die van belang is voor rechtszaken en forensische onderzoeken. Als organisaties (ondernemingen, gemeenten, onderwijsinstellingen) geen informatie kunnen leveren (alle informatie of een gedeelte daarvan) kan dit leiden tot sancties, boetes en verlies van subsidies.

Naar aanleiding van de wijzigingen in de FRCP in 2006 zijn onderwijsinstellingen verplicht te overwegen hoe en waar ze digitale informatie willen opslaan. Net als bij de meeste organisaties zijn onderwijsinstellingen steeds meer afhankelijk van communicatietechnologieën voor hun dagelijkse activiteiten. E-mail wordt gebruikt om met studenten, collega's, leden van verschillende comités en lokale, provinciale en federale instanties en autoriteiten te communiceren.

Onderwijsinstellingen, zoals bedrijven en overheden, moeten worden voorbereid om informatie bij een geautoriseerd verzoek binnen een kort tijdsbestek te verzamelen en voor te leggen. Een algemeen misverstand over e-mailarchivering is dat het back-upbeleid van de instelling aan de eisen voldoet. Hoewel back-ups zeer belangrijk zijn (voornamelijk als u een beheerder bent die na een hardwareprobleem een server opnieuw moet installeren), zijn ze helaas niet voldoende wat betreft het terugvinden van e-mails. Denk aan een e-mail van een paar maanden of misschien wel jaren geleden en stel u uw IT-beheerder eens voor, die zich door alle e-mails wurgt op zoek naar die ene relevante e-mail. Vergelijk dat met een e-mailarchiveringsoplossing waarbij volledige threads met een paar klikken gevonden kunnen worden.

Er zijn nog andere voordelen

Toegang tot oude of verwijderde e-mails

Onderwijzers hebben geen directe toegang tot back-ups, maar met een e-mailarchiveringsoplossing kunnen zij met een webbrowser of rechtstreeks via de Outlook-client naar oude of verwijderde e-mails zoeken.

Opslagproblemen

Aangezien onderwijzers meer e-mails versturen en ontvangen met grotere bijlagen, vragen zij vaker naar meer opslagruimte op de server. Indien zij PST-bestanden gebruiken die op hun lokale computer zijn opgeslagen, dan hebben beheerders een probleem met een onbeheerde lokale schijf. Weinig opslagcapaciteit, overbelaste mailservers, problematische PST-bestanden, frustrerende onderwijzers die wachten totdat hun inbox hersteld wordt nadat ze per ongeluk e-mails hebben verwijderd, zijn een teken dat e-mailarchivering een must is voor de organisatie.

Het beheren van e-mails van onderwijzers

Hoewel we er niet graag aan willen denken, komt er wel een tijd dat het noodzakelijk wordt om e-mails van onderwijzers of beheerders van de instelling te monitoren. Dit is mogelijk met een e-mailarchiveringsoplossing.

Uit een informeel onderzoek dat afgelopen jaar door eSchool News werd uitgevoerd, is gebleken dat 80% van de schoolbeheerders niet duidelijk is over hun beleid voor de bewaring van elektronisch opgeslagen informatie, inclusief e-mails. Hoewel vele organisaties bewust waren van de wijzigingen van het federale recht, zegt 90% dat zij echter activiteiten hadden moeten ondernemen om aan de voorschriften te voldoen. Voldoet uw onderwijsinstelling aan de voorschriften voor het bewaren van e-mails?

Misschien is het tijd om e-mailarchivering te overwegen. Download GFI MailArchiver™ en bekijk welke voordelen dit voor uw onderwijsinstelling oplevert.

Klik hier om een gratis 30-dagen trial te downloaden

GFI MailArchiver for Exchange: Overzicht | Kenmerken | Prijzen | Bestellen