E-mailarchivering voor ondernemingen

E-mailen is een primair communicatiemiddel tussen mensen binnen en buiten uw organisatie. De meeste klanten van u gebruiken e-mails om contracten en overeenkomsten af te sluiten en facturen en betaalgegevens uit te wisselen. E-mailberichten zijn vaak de enige informatie die u hebt over deze belangrijke transacties.

Helaas onderschatten veel organisaties de diepte en breedte van de informatie die in hun bedrijfsmail is opgeslagen. Uit onderzoek van Osterman Research is gebleken dat e-mail circa 75% van de dagelijks gebruikte informatie bevat. De hoeveelheid bedrijfskennis die in e-mails wordt opgeslagen is daarom voldoende aanleiding om e-mails voor lange tijd te bewaren. Toch vinden nog veel organisaties het moeilijk om te accepteren dat zij een e-mailarchiveringsoplossing van industriële sterkte nodig hebben. Ze denken dat backups voldoende zijn. Zo simpel is dat niet.

Waarom zou uw onderneming e-mails willen archiveren?

De redenen voor archivering en beheer van e-mail kan per bedrijf sterk verschillen. Wat wel zeker is, is dat een onderneming nooit kan weten wanneer en welke e-mails zij in de toekomst nodig hebben. Het kan gaan om een goede verkooppresentatie of een lijst met gekwalificeerde potentiële klanten, maar het kan ook om een e-mail gaan die nodig is bij een juridische zaak en die het bedrijf wel duizenden euro’s aan juridische kosten en boetes kan besparen.

Toegang tot oude/verwijderde e-mails

Traditionele backup-oplossingen die systemen herstellen na storingen zijn niet voldoende om oude e-mails terug te vinden. Het is niet gemakkelijk om deze te bekijken en te vinden. Bovendien kan er met deze e-mails geknoeid worden. Met een e-mailarchiveringsoplossing kunnen werknemers en het management zelf, zonder interventie van IT, naar oude of verwijderde e-mails zoeken en deze binnen enkele minuten terugvinden. Backups raken hierbij niet beschadigd.

Opslagproblemen

Het dagelijkse aantal e-mails is een probleem voor IT-beheerders. Doordat werknemers steeds meer e-mails met grotere bijlagen versturen en ontvangen, wordt de beschikbare opslagruimte op de server steeds kleiner. Als de serverquota’s niet verhoogd kunnen worden, dan moeten de e-mails in PST-bestanden op werkstations of op het gedeelde netwerk worden opgeslagen. Hierdoor ontstaan meer problemen. Met een e-mailarchiveringsoplossing worden e-mails niet op de server opgeslagen; toch kunt u deze op een gemakkelijke manier bekijken. De problemen met betrekking tot PST-bestanden worden op deze wijze eenvoudig opgelost.

Er kan worden voldaan aan wettelijke verplichtingen ten aanzien van e-mail

De wetgeving is in veel landen gewijzigd; e-mails moeten nu, naast geschreven of gedrukte gegevens, gedurende een bepaalde tijd bewaard worden. Juridische en financiële ondernemingen werken ten aanzien van e-mail met zeer specifieke voorschriften die moeten worden nageleefd; maar ook uw bedrijf moet ten aanzien van e-mail zijn eigen bewaarbeleid formuleren. Indien men niet in staat is om e-mails als bewijs bij bijvoorbeeld een rechtszaak voor te leggen, dan kan dit leiden tot boetes, sancties en verlies van geloofwaardigheid. Met een e-mailarchiveringsoplossing wordt alle bedrijfsmail op een veilige locatie opgeslagen, waar niet met e-mails geknoeid kan worden. Bovendien kunnen e-mails binnen enkele minuten bekeken worden. Met een e-mailarchiveringsoplossing is het gemakkelijker voor het bedrijf om de noodzakelijke gegevens te vinden en het bedrijf in een rechtszaak te verdedigen of om gewoonweg te voldoen aan de voorschriften van het betreffende land.

Beheer of bewaking van e-mails van werknemers

De meeste ondernemingen houden niet bij welke e-mails werknemers versturen of ontvangen. Hoewel bedrijfsmail alleen voor bedrijfszaken gebruikt moet worden, kan het ook voorkomen dat het management de e-mails van een werknemer moet bewaken. Met een e-mailarchiveringsoplossing kan het management afdelingshoofden toestemming geven om verstuurde e-mails te controleren. E-mailarchivering kan zeer nuttig zijn bij interne onderzoeken.

E-mailarchivering is geen geldverspilling, maar een investering om een bedrijf efficiënt te blijven leiden. Bovendien beschermt e-mailarchivering u tegen mogelijke boetes en nadelige juridische gevolgen. Bedrijven met een archiveringsoplossing zeggen dat het product meer voordelen biedt dan ze in eerste instantie hadden verwacht.

Er is een groot aantal wetten en een groeiend aantal voorschriften waarvan organisaties op de hoogte moeten zijn. De volgende links bieden u een overzicht van wetten en voorschriften in bepaalde landen. Het gaat hier om voorschriften die, direct of indirect, voorschrijven dat e-mail moet worden bewaard, op wie en op welke wijze dit van toepassing is, en de mogelijke boetes als hieraan niet wordt voldaan.

Klik hier om een gratis 30-daagse testversie te downloaden

GFI MailArchiver for Exchange: Overzicht | Functies | Prijzen | Nu bestellen