NEW: BETA Products - GFI OneConnect and GFI OneGuard now available Learn more

Zorg dat uw onderneming klaar is voor naleving van voorschriften ten aanzien van e-discovery en e-mail

Zowel voor interne als externe zakelijke communicatie is e-mail de absolute standaard geworden. De e-mail van uw bedrijf bevat belangrijke en soms ook vertrouwelijke informatie die moet worden gearchiveerd.

Er zijn diverse redenen waarom het verstandig is om een nalevingsbeleid voor e-mail te implementeren in uw kleine tot middelgrote bedrijf. E-mail is vaak de enige vorm van schriftelijke communicatie die bestaat tussen u en uw leveranciers, partners, klanten en potentiële klanten. Het is van cruciaal belang dat een kopie van deze correspondentie wordt bewaard om ervoor te zorgen dat het bedrijf voldoet aan de nalevingsvereisten en snel kan reageren in het geval van juridische kwesties op korte termijn, zoals e-discovery-verzoeken.

E-mail is natuurlijk de ruggengraat van de interne correspondentie tussen collega's. Soms is het nodig om te verwijzen naar communicatie uit het verleden of om huidige elektronische gesprekken goed te volgen.

Waarom is e-mailarchivering belangrijk voor uw bedrijf

Als het gaat om gebruik in de rechtbank, dan beschouwen bestaande voorschriften, zoals Sarbanes-Oxley, HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) en de FRCP (Federal Rules of Civil Procedure), e-mails als geldige en toegestane documenten die gelijkwaardig zijn aan papieren documenten. Advocaten of rechtbanken vragen vaak om zulke documenten in de vorm van een e-discovery-verzoek. Dit is het proces waarbij in een juridische context documenten uit de archieven van een bedrijf worden gevonden, veiliggesteld en gebruikt. Het is daarom van cruciaal belang dat specifieke e-mailberichten makkelijk kunnen worden teruggevonden, met de zekerheid dat er niet mee geknoeid is. Bedrijven moeten daarom investeren in een e-mailarchief dat makkelijk kan worden beheerd. Niet-naleving kan leiden tot fikse boetes, verlies in rechtszaken en een aangetaste reputatie.

Uw bedrijf moet een nalevingsbeleid voor e-mail implementeren waarin bijzondere aandacht wordt besteed aan e-mailarchivering. Dat is ook nog eens eenvoudig om te doen. Eerst stelt u een geschikt beleid op dat voorziet in de behoeften van uw bedrijf en voldoet aan alle toepasselijke voorschriften. Vervolgens koopt u een product waarmee dat beleid automatisch wordt ondersteund.

De beste manier om e-mailarchivering te implementeren

E-mailarchieven moeten een eigen gelokaliseerde server hebben die specifiek op een taak berekend is. Door uw e-mails te archiveren in een afzonderlijke database, in plaats van lokale schijfruimte te gebruiken of ruimte op de e-mailserver op te eten, zorgt u voor:

  • Betere beveiliging tegen sabotage
  • Gemakkelijker onderhoud
  • Meer bescherming bij een serverstoring
  • Minder belasting van uw mailserver, dus een snellere maildienst

Gebruik uw e-mailserver voor het filteren van e-mails. Stop hem niet vol met archieven, waardoor overbelasting kan ontstaan met vertragingen en crashes tot gevolg.

Afzonderlijke back-ups van beide servers zorgen bovendien voor een omgeving die veiliger is en minimaliseren het risico dat gegevens verloren gaan als een back-up mislukt. Door e-mails te archiveren op een afzonderlijke server kunt u communicatie van een specifiek moment in het verleden herstellen en vanaf daar verdergaan. Het terughalen van e-mails tot dat moment gaat eenvoudig en snel, waardoor IT-beheerders relatief probleemloos kunnen zorgen dat werk kan worden hervat.

Door gebruik te maken van een speciale e-mailserver en een afzonderlijke archiveringsserver kan hardware makkelijker worden onderhouden, wordt de beveiliging strenger en kunnen bronnen beter worden toegewezen.

E-mailarchivering voor de naleving van regels

Een systeem met ingebouwde auditmogelijkheden (zoals het registreren, bijhouden en bewaren van database- en gebruikersactiviteiten) of andere ingebouwde veilige methoden (zoals encryptie), garandeert in hoge mate dat er niet met e-mail wordt geknoeid. Dit is voornamelijk van belang in industrieën en landen waar voorschriften organisaties verplichten om gebruikersactiviteiten te controleren en audittrajecten van activiteiten bij te houden. In elk type omgeving is het belangrijk om voor de naleving van voorschriften een e-mailarchief bij te houden dat gemakkelijk kan worden doorzocht, zodat e-mail op verzoek snel kan worden opgevraagd.

Een e-mailarchief dat onhandelbaar is, zorgt eerder voor een extra probleem dan dat het een oplossing biedt. E-mailarchiefsystemen moeten voor nalevingsdoeleinden gemakkelijk kunnen worden gecontroleerd. Logbestanden en tellers moeten worden bewaard als bewijs van alle ondernomen acties om te blijven voldoen aan de nalevingsdoeleinden voor e-mailarchivering. Logs moeten bewijzen dat alle e-mail wordt vastgelegd en dat alle e-mails (waaronder de bijlagen hiervan) kunnen worden doorzocht, gevonden en bekeken in het originele formaat.

Het is ook belangrijk om gebruikers te informeren dat hun e-mail wordt geregistreerd en gearchiveerd. E-mailarchivering wordt in hedendaagse bedrijven een standaardactiviteit. De implementatie van een succesvol nalevingsbeleid ten aanzien van e-mail kan uw bedrijf veel tijd, geld en hulpbronnen besparen als moet worden gehandeld onder druk van e-discovery-verzoeken. Het juiste systeem garandeert dat u in staat bent om op de juiste wijze te reageren en dat uw bedrijf voldoet aan alle e-mailvoorschriften.

GFI Archiver® zorgt ervoor dat uw bedrijf klaar is om te handelen als dat nodig is.