Kenmerken

Functies voor beheerders

Nauwe integratie in Exchange
GFI MailArchiver maakt gebruik van de logboekfunctionaliteit van Exchange Server en is daardoor zeer schaalbaar en betrouwbaar. Andere oplossingen voor e-mailarchivering verplaatsen de e-mail met een link naar hun database. Dit kan een storing zijn en kan u gehele e-mailsysteem laten crashen. GFI MailArchiver parallel met Exchange en heeft geen invloed op de manier waarop Exchange werkt. Naast Exchange werkt GFI MailArchiver ook met andere mailservers en kan het e-mail ophalen van elke mailserver die IMAP en Active Directory ondersteunt.

Outlook-integratie zonder stubs
Integratie met Outlook, inclusief Outlook 2010 - waardoor gebruikers vanuit Outlook net zo gemakkelijk als in een Exchange-mailbox of lokaal PST-bestand gearchiveerde e-mails kunnen bekijken. In tegenstelling tot andere producten die integratie met Outlook aanbieden, biedt GFI MailArchiver integratie met Outlook aan zonder het gebruik van stubs. Microsoft raadt aan om geen stubs te gebruiken bij het bewaren van e-mails. Stubs veroorzaken namelijk problemen voor de beheerders omdat hierbij kleine delen van elke e-mail achterblijven in de opslag van Exchange Server, wat weer een negatief effect heeft op de serverprestaties. GFI MailArchiver is de eerste oplossing in deze branche die geen stubs gebruikt bij de integratie met Outlook. Bovendien biedt GFI MailArchiver beheerders ook volledige real-time synchronisatie van alle mappen en e-mails in de Exchange-mailbox.

Automatische archivering van bedrijfsmail op één centrale opslaglocatie
Uw mailserver is niet de ideale plaats om alle zakelijke e-mail op te slaan! Opslag van alle e-mail op de mailserver leidt op den duur tot een ernstige verslechtering van de prestaties. Als u oude e-mails naar een database verplaatst, behoudt uw mailserver een hoog prestatieniveau en blijft de e-mailopslag compact. Met GFI MailArchiver hoeft u bovendien geen nieuwe archiefopslag te maken en hiernaar over te schakelen op basis van SQL Express en NTFS. Met de functie voor automatisch archiefbeheer wordt gewaarborgd dat gegevens automatisch naar een nieuw archief worden overgedragen op een tijdstip dat door de beheerder wordt gedefinieerd.

GFI MailArchiver kan worden geschaald op basis van uw behoeften: gebruik SQL Express plus NTFS als u een kleine tot middelgrote organisatie hebt; het gebruik van SQL Express heeft als voordeel dat u bespaart op de licentiekosten voor SQL Server. Grote organisaties kunnen ervoor kiezen het archief op te slaan in SQL Server.

NIEUW! Dashboard
GFI MailArchiver bevat een grafisch, dynamisch dashboard waarop de status van archiveringsprocessen wordt weergegeven. Hierdoor kunnen beheerders potentiële fouten detecteren voordat deze daadwerkelijk optreden.

NIEUW! Wizard na de installatie
GFI MailArchiver bevat een nieuwe wizard na de installatie waarmee beheerders de oplossing correct kunnen configureren.

Gestroomlijnde installatie
Om de beheerervaring zo eenvoudig mogelijk te maken, heeft GFI MailArchiver nu een gestroomlijnd installatieproces waarmee Exchange-logboekopname en mappensynchronisatie automatisch kunnen worden geconfigureerd.

Ondersteuning van verscheidene databases en automatisch databasebeheer
U kunt e-mails archiveren in meerdere databases – zo bent u niet afhankelijk van één grote database die steeds langzamer wordt en steeds meer beheer vereist. Met GFI MailArchiver kunt u e-mails automatisch in een nieuwe database archiveren na afloop van een bepaalde periode, bijvoorbeeld elke maand of elk kwartaal.

Lagere opslagvereisten voor e-mail
Het is efficiënter om e-mails op te slaan in een database dan in een PST-bestand. GFI MailArchiver comprimeert en decomprimeert bijlagen automatisch, waardoor u veel opslagruimte bespaart in vergelijking met het opslaan van bijlagen in Exchange. Bovendien wordt er een exemplaar bewaard van bijlagen die naar verschillende ontvangers zijn gestuurd.

Onbeperkte mailbox
Beheerders hoeven niet langer een compromis te sluiten tussen de mailboxgrootte en Exchange-prestaties. Met GFI MailArchiver profiteren gebruikers van een bijna 'onbeperkte' mailbox, omdat de software e-mails altijd archiveert in een SQL-database en niet op de Exchange-server. Met minder opslageisen, een beperkte Exchange-opslag en geen stubs op de server, zullen beheerders een duidelijke stijging van de prestaties bemerken.

Maak een einde aan de PST-nachtmerrie
Met GFI MailArchiver hoeven gebruikers hun e-mails niet meer in PST-bestanden op lokale harde schijven te archiveren. PST-bestanden worden erg groot en zijn moeilijk te doorzoeken. Bovendien is het moeilijk om hiervan een back-up te maken. Veel gebruikers weten niet hoe ze hun PST-bestanden het beste kunnen indelen. Met GFI MailArchiver kunnen gebruikers hun oude e-mails zoeken en ophalen uit de database in plaats van dat ze zich door een enorme hoeveelheid PST-bestanden op een schijf heen moeten werken om een bepaald mailtje op te zoeken.

Migratie van oude PST-bestanden op clientcomputers
Met de op agents gebaseerde PST-exportfunctie van GFI MailArchiver kunt u e-mails archiveren die vóór de installatie van GFI MailArchiver door Microsoft Exchange werden verwerkt. De GFI PST Exporter maakt gebruik van de GFI MailArchiver Import Service om e-mails naar een archiefopslag te verplaatsen zonder tussenkomst van eindgebruikers. Agents slaan de ontvangen e-mails op in een doelmap en de GFI MailArchiver Import Service importeert de ontvangen e-mails vervolgens naar een archiefopslag van GFI MailArchiver.

Regels voor het bewaren en categoriseren van e-mails instellen
Een beleid voor het bewaren van e-mail is uiterst belangrijk voor kleine en middelgrote bedrijf en hoewel e-mailarchivering essentieel is, kost het veel geld om e-mails voor onbepaalde duur te bewaren. Met GFI MailArchiver kunt u regels creëren om e-mails na een bepaalde periode te verwijderen. U kunt bijvoorbeeld alle door de marketingafdeling verstuurde e-mails verwijderen die ouder zijn dan zeven jaar. Bovendien kunt u e-mail categoriseren door elke e-mail die aan een bepaalde voorwaarde voldoet, een label te geven. Alle door de CEO verstuurde e-mail krijgt dan bijvoorbeeld het label [CEO]. GFI MailArchiver biedt organisaties tevens de mogelijkheid om e-mails te bewaren op basis van de grootte van berichten, de grootte van bijlagen en de extensie van bijlagen, waardoor beheerders bijvoorbeeld de archiveringsduur kunnen instellen van e-mails die mp3-bestanden of andere video- of audiobestanden bevatten.

Ondersteuning bij de naleving van de Sarbanes-Oxley-wet
Door het archiveren van alle bedrijfsmail helpt GFI MailArchiver organisaties te voldoen aan wettelijke naleving van bijvoorbeeld de Sarbanes-Oxley-wet. Volgens de Sarbanes-Oxley-wet van 2002 en de voorschriften van de Security and Exchange Commission (SEC) moeten beursgenoteerde ondernemingen bewijzen dat ze over degelijke interne controlesystemen en audittrails beschikken en dat de gegevens die ze leveren correct zijn. Bedrijven zijn verplicht om alle opgestelde, verstuurde en ontvangen berichten met economische gegevens of controleresultaten minstens zeven jaar lang te bewaren en moeten ervoor zorgen dat deze gegevens niet worden verwijderd en veranderd. Dit geldt ook voor elektronische gegevens, zoals e-mails, voornamelijk met betrekking tot het vakgebied, afdelingen of betrokkenen bij auditprocedures. Niet-naleving van de regels is een misdaad waarop een gevangenisstraf van maximaal tien jaar staat.

Ondersteuning bij de naleving van andere wetten en voorschriften
GFI MailArchiver kan u ook helpen bij de naleving van de volgende wetten en voorschriften: E-Commerce Act 2000, BS7799-2:2002, Enterprise Act 2002, Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999), enz.

Geef leesrechten en sluit gebruikers uit van e-mailarchivering
Met GFI MailArchiver kunt u een gebruiker het recht geven om alle e-mails van een bepaalde Active Directory Group in te zien. Zo kan een verkoopmanager bijvoorbeeld alle e-mails lezen die door zijn team zijn verzonden en ontvangen. Indien nodig kunt u GFI MailArchiver instrueren om e-mail van/aan bepaalde gebruikers niet te archiveren. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om e-mails van/aan de IT-groep niet te archiveren.

Verzameling en archivering van e-mails op één geografische locatie
Met GFI MailArchiver kunt u uw e-mails centraal archiveren door e-mails van verschillende vestigingen op één fysieke locatie op te slaan: zo kan een bedrijf met vestigingen in de VS, het Verenigd Koninkrijk en Australië er bijvoorbeeld voor kiezen het VS-kantoor als centrale opslagplaats voor e-mails van alle vestigingen te gebruiken.

Ondersteuning voor virtuele omgevingen
Organisaties die momenteel virtualisatie in hun netwerk gebruiken of van plan zijn te gebruiken, kunnen nog steeds een aantal GFI-producten probleemloos installeren en gebruiken. GFI MailArchiver ondersteunt en werkt op de meest gebruikte virtualisatietechnologieën, namelijk VMware, Microsoft Virtual Server en Microsoft Hyper-V.

Controle van opgeslagen e-mails om er zeker van te zijn dat er niet mee geknoeid is
GFI MailArchiver wordt geleverd met een auditfunctie die garandeert dat er niet met opgeslagen e-mails is geknoeid. Dit is voornamelijk van belang in industrieën en landen waar voorschriften organisaties verplichten om gebruikersactiviteiten te controleren en audittrajecten van dergelijke activiteiten bij te houden. GFI MailArchiver biedt twee soorten audits:

• Auditing van database-activiteiten: Gebruikt de traceringscapaciteiten van Microsoft SQL Server om alle activiteiten die de archiveringsdatabases van GFI MailArchiver beïnvloeden te noteren.
• Auditing van gebruikersinteractie: Registreert alle gebruikersactiviteiten terwijl de webinterface van GFI MailArchiver wordt gebruikt om door de archiefopslag te bladeren.

Meertalige ondersteuning voor e-mailindexering
GFI MailArchiver™ is beschikbaar met meertalige ondersteuning. Het product biedt ondersteuning voor organisaties die e-mail ontvangen in het Engels, Nederlands, Frans, Duits, Italiaans, Russisch, Spaans, Tsjechisch, Arabisch, Hebreeuws, Japans, Koreaans, Traditioneel Chinees en Vereenvoudigd Chinees.

NIEUW! Ondersteuning voor alle populaire browsers
GFI MailArchiver biedt ondersteuning voor Internet Explorer, Firefox, Google Chrome en Safari.

Functies voor de gebruiker

GFI MailArchiver Outlook Connector met offline toegang
Met de GFI MailArchiver Outlook Connector hebben gebruikers overal ter wereld eenvoudig toegang tot hun e-mail via hun Outlook-e-mailclient, inclusief Outlook 2010. Hiervoor moet de Outlook Connector met de GFI MailArchiver server communiceren, maar wat gebeurt er als de gebruiker niet op kantoor is? De offline toegangsfunctie van GFI MailArchiver biedt de gebruiker de functionaliteit om toegang te krijgen tot een door de beheerder configureerbaar (standaard 30 dagen) aantal e-mails die op de client zijn gecached. In tegenstelling tot PST-bestanden die moeilijk te beheren zijn en die beschadigd kunnen raken, waardoor e-mails verloren kunnen gaan, kan de cache die op de client wordt gemaakt volledig worden vernieuwd en automatisch door GFI MailArchiver worden beheerd.

Toegang tot gearchiveerde e-mails vanaf elke locatie
Met GFI MailArchiver hebben gebruikers overal ter wereld toegang tot hun e-mail via een browser. Ook verwijderde berichten kunnen worden gelezen (en hersteld).

Nieuw! Mobiele ondersteuning voor BlackBerry, iPhone en Android
Met GFI MailArchiver kunt u nu ook onderweg zoeken in uw e-mailarchief door gebruik te maken van de mobiele webondersteuning voor Android, BlackBerry en iPhone. Gebruikers van GFI MailArchiver kunnen nu vanaf hun smartphone zoeken in hun e-mailarchief en gearchiveerde e-mails weergeven.

Geavanceerd zoeken in e-mails en de 'Saved Search'-functie
Dankzij centrale e-mailopslag kunnen gebruikers hun oude e-mails en bijlagen gemakkelijk doorzoeken (Microsoft Word, Excel, PDF, ZIP en vele andere soorten bestanden). Net zoals in de zoekmappen van Microsoft Outlook, kan de gebruiker de gedefinieerde zoekcriteria bewaren om deze later nogmaals te kunnen gebruiken. Zo kunt u bijvoorbeeld een zoekopdracht bewaren die alle e-mailcorrespondentie met klant X toont. GFI MailArchiver bevat een snelle zoekoptie met uitsluitingsoperatoren zoals 'and' en 'or', waardoor gebruikers gerichter kunnen zoeken.

Herstel van berichten met één muisklik
De gebruiker of beheerder kan met een simpele muisklik een bericht weer in de originele indeling in de inbox van de gebruiker laten verschijnen. GFI MailArchiver kan elk gearchiveerd bericht (zelfs verwijderde berichten) herstellen en opnieuw als bijlage naar de gebruiker verzenden.

Andere kenmerken:

• Afdrukvriendelijke ondersteuning voor het afdrukken van e-mails

U bent in goed gezelschap...
Duizenden bedrijven hebben inmiddels gekozen voor GFI MailArchiver.
Klik hier om de casestudy's en testimonials te bekijken