Kenmerken

Functies voor de beheerder

VM support Meertalige ondersteuning voor het indexeren van e-mails
De nieuwe versie van GFI MailArchiver™ is beschikbaar met meertalige ondersteuning. Tijdens de installatie van GFI MailArchiver hebben beheerders de mogelijkheid om de taal/woordafbrekers te kiezen voor het indexeren van e-mails. GFI MailArchiver biedt nu ondersteuning in de volgende talen: Engels, Nederlands, Frans, Duits, Italiaans, Russisch, Spaans, Tsjechisch, Arabisch, Hebreeuws, Japans, Koreaans, Traditioneel Chinees en Vereenvoudigd Chinees.

E-mailarchivering met Exchange en integratie met andere mailservers
GFI MailArchiver maakt gebruik van de logboekfunctionaliteit van de Exchange Server en is daardoor zeer schaalbaar en betrouwbaar. Andere oplossingen voor e-mailarchivering verplaatsen de e-mail met een link naar hun database. Dit kan een storing zijn en kan u gehele e-mailsysteem laten crashen. GFI MailArchiver parallel met Exchange en heeft geen invloed op de manier waarop Exchange werkt. Naast Exchange werkt GFI MailArchiver ook met andere mailservers en kan e-mail ophalen van elke mailserver die IMAP en Active Directory ondersteunt.

Outlook-integratie zonder stubs
Integratie met Outlook, inclusief Outlook 2010 - Gebruikers kunnen vanuit Outlook net zo gemakkelijk als in een Exchange-mailbox of lokaal PST-bestand gearchiveerde e-mails bekijken. In tegenstelling tot andere producten die integratie met Outlook aanbieden, biedt GFI MailArchiver integratie met Outlook aan zonder het gebruik van stubs. Microsoft raadt aan om geen stubs te gebruiken bij het bewaren van e-mails. Stubs veroorzaken problemen voor de beheerders omdat enkele e-mails in de Exchange Server achterblijven. Dit heeft weer een negatief effect op de serverprestaties. GFI MailArchiver is de eerste in deze branche die geen stubs gebruikt bij de integratie met Outlook. Bovendien biedt GFI MailArchiver beheerders ook volledige real-time synchronisatie van alle mappen en e-mails in de Exchange-mailbox.

Automatische archivering van bedrijfsmail op een opslaglocatie
Uw mailserver is niet de ideale plaats om alle e-mail op te slaan! Opslag van alle e-mail op de mailserver leidt op den duur tot een ernstige verslechtering van de prestaties. Als u oude e-mails naar een database verplaatst, behoudt uw mailserver een hoog prestatieniveau en blijft de e-mailopslag compact. U kunt uw e-mail archiveren in:

Een SQL-database: Doordat alle e-mail in een standaard SQL-database wordt opgeslagen, kunt u gemakkelijk een back-up van uw e-mails maken en uw e-mails herstellen. U hebt geen speciale back-uptools voor Exchange nodig. Deze mogelijkheid wordt streng aanbevolen als u met grote hoeveelheden e-mails te maken hebt.
Rechtstreeks op een NTFS-geformatteerde harde schijf: U kunt e-mails opslaan in een database die zich op een NTFS-geformatteerde harde schijf bevindt. U hebt dan geen licentie voor Microsoft SQL Server nodig! Deze optie is handig voor kleine bedrijven die met een kleine hoeveelheid e-mails te maken hebben en/of de licentiekosten voor Microsoft SQL Server willen uitsparen.

Ondersteuning van verscheidene databases en automatisch databasebeheer
U kunt e-mails archiveren in meer dan een database – zo bent u niet afhankelijk van een grote database die steeds langzamer wordt en steeds meer beheer vereist. Met GFI MailArchiver kunt u e-mails automatisch in een nieuwe database archiveren na afloop van een bepaalde periode, bijvoorbeeld een maand of een kwartaal.

Lagere opslagvereisten
Het is efficiënter om e-mails op te slaan in een database dan in een PST-bestand. GFI MailArchiver comprimeert en decomprimeert bijlagen automatisch, waardoor u veel opslagruimte bespaart in vergelijking met het opslaan van bijlagen in Exchange. Bovendien wordt er een exemplaar bewaard van de bijlagen die naar verschillende ontvangers zijn gestuurd.

Onbeperkte mailbox
Beheerders hoeven niet meer een compromis te sluiten tussen mailboxgrootte en Exchange-prestaties. Met GFI MailArchiver profiteren gebruikers van een bijna 'onbeperkte' mailbox, omdat de software e-mails in een SQL-database en niet op de Exchange-server archiveert. Met minder opslageisen, een beperkte Exchange-opslag en geen stubs op de server, zullen beheerders een duidelijke stijging van de prestaties bemerken.

Maak een einde aan de PST-nachtmerrie
Met GFI MailArchiver for Exchange hoeven gebruikers hun e-mails niet meer in PST-bestanden op lokale harde schijven te archiveren. PST-bestanden worden erg groot en zijn moeilijk te doorzoeken. Bovendien is het moeilijk om hiervan een back-up te maken. Veel gebruikers weten niet hoe ze hun PST-bestanden het beste kunnen indelen. Met GFI MailArchiver kunnen gebruikers de web search interface gebruiken en hun oude e-mails ophalen uit de database in plaats van dat ze zich door een enorme hoeveelheid PST-bestanden op een schijf heen moeten werken om een bepaald mailtje op te zoeken.

Migratie van oude PST-bestanden die op clientcomputers zijn opgeslagen
Met de GFI MailArchiver's agent-gebaseerde PST Exporter kunt u e-mails archiveren die voor de installatie van GFI MailArchiver door Microsoft Exchange werden verwerkt. De GFI PST Exporter gebruikt de GFI MailArchiver Import Service om e-mails naar een archiefopslag te verplaatsen zonder interventie van eindgebruikers. Agents slaan de ontvangen e-mails op in een doelmap en de GFI MailArchiver Import Service importeert de ontvangen e-mails naar een archiefopslag van GFI MailArchiver.

Regels voor verwijdering van e-mails en categorisering
Een beleid voor e-mailverwijdering is uiterst belangrijk voor kleine en middelgrote bedrijf en hoewel e-mailarchivering essentieel is, kost het veel geld om e-mails voor onbepaalde duur te bewaren. Met GFI MailArchiver kunt u regels creëren om e-mails na een bepaalde periode te verwijderen. U kunt bijvoorbeeld alle door de marketingafdeling verstuurde e-mails verwijderen die ouder zijn dan zeven jaar. Bovendien kunt u e-mail categoriseren door elke e-mail die aan een bepaalde voorwaarde voldoet, een label te geven. Alle door de CEO verstuurde e-mails krijgen dan bijvoorbeeld het label [CEO].

Ondersteuning bij de naleving van de Sarbanes-Oxley-wet
Door het archiveren van alle bedrijfsmail helpt GFI MailArchiver organisaties te voldoen aan wettelijke naleving, zoals de Sarbanes-Oxley-wet. Volgens de Sarbanes-Oxley-wet van 2002 en de voorschriften van de Security and Exchange Commission (SEC) moeten beursgenoteerde ondernemingen bewijzen dat ze over degelijke interne controlesystemen en audittrails beschikken en dat de data die ze leveren correct is. Bedrijven zijn verplicht om alle opgestelde, verstuurde en ontvangen berichten met economische gegevens of controleresultaten minstens zeven jaar lang te bewaren en moeten ervoor zorgen dat deze gegevens niet worden verwijderd en veranderd. Dit geldt ook voor elektronische gegevens, zoals e-mails, voornamelijk met betrekking tot het vakgebied, afdelingen of betrokkenen bij auditprocedures. Niet-naleving van de regels is een misdaad waarop een gevangenisstraf van maximaal tien jaar staat.

Ondersteuning bij de naleving van andere wetten en voorschriften
Bovendien kan GFI MailArchiver u helpen bij de naleving van de volgende wetten en voorschriften: E-Commerce Act 2000, BS7799-2:2002, Enterprise Act 2002, Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999), enz.

Geef leesrechten en sluit gebruikers uit van e-mailarchivering
Met GFI MailArchiver kunt u een gebruiker het recht geven om alle e-mails van een bepaalde Active Directory Group in te zien. Indien nodig kunt u GFI MailArchiver for Exchange instrueren om e-mail van/aan bepaalde gebruikers niet te archiveren. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om e-mails van/aan de personeelsmanager niet te archiveren.

Centrale verzameling en archivering van e-mails
Met GFI MailArchiver kunt u uw e-mails centraal archiveren door e-mails van verschillende vestigingen op een bepaalde locatie op te slaan. Zo kan een bedrijf met vestigingen in de VS, het Verenigd Koninkrijk en Australië ervoor kiezen om bijvoorbeeld het VS-kantoor als centrale opslagplaats voor e-mails van alle vestigingen te gebruiken.

Ondersteuning voor virtuele omgevingen
Organisaties die momenteel virtualisatie op hun netwerk gebruiken of van plan zijn te gebruiken, kunnen nog steeds een aantal GFI-producten probleemloos installeren en gebruiken. GFI MailArchiver ondersteunt en draait op de meest gebruikte virtualisatietechnologieën, namelijk VMware, Microsoft Virtual Server en Microsoft Hyper-V.

Controle van opgeslagen e-mails om er zeker van te zijn dat er niet mee geknoeid is
GFI MailArchiver wordt geleverd met een auditfunctie die garandeert dat er niet met opgeslagen e-mails is geknoeid. Dit is voornamelijk van belang in industrieën en landen waar voorschriften organisaties verplichten om gebruikersactiviteiten te controleren en audittrails van dergelijke activiteiten bij te houden. GFI MailArchiver biedt twee soorten audits:

Auditing van database-activiteiten: Gebruikt de traceringscapaciteiten van Microsoft SQL Server om alle activiteiten die de archiveringsdatabases van GFI MailArchiver beïnvloeden te noteren.
Auditing van gebruikersinteractie: Registreert alle gebruikersactiviteiten terwijl de webinterface van GFI MailArchiver wordt gebruikt om door de archiefopslag te bladeren.

Functies voor de gebruiker

GFI MailArchiver met Outlook Connector met offline-toegang
Met de GFI MailArchiver Outlook Connector hebben gebruikers overal ter wereld eenvoudig toegang tot hun e-mail via hun Outlook-e-mailclient, inclusief Outlook 2010. Hiervoor moet de Outlook Connector met de GFI MailArchiver server communiceren, maar wat gebeurt er als de gebruiker niet op kantoor is? De offline-toegangsfunctie van GFI MailArchiver biedt de gebruiker de functionaliteit om toegang te krijgen tot een door de beheerder configureerbaar (standaard 30 dagen) aantal e-mails die op de client zijn gecached. In tegenstelling tot PST-bestanden die moeilijk te beheren zijn en die beschadigd kunnen raken, waardoor e-mails verloren kunnen gaan, kan de cache die op de client wordt gemaakt volledig worden vernieuwd en automatisch door GFI MailArchiver worden beheerd.

Geavanceerde zoekopdracht en de 'Saved Search'-functie
Dankzij een centrale e-mailopslag kunnen gebruikers hun oude e-mails en bijlagen gemakkelijk doorzoeken (Microsoft Word, Excel, PDF, ZIP en vele andere soorten bestanden). Zoals in de zoekmappen van Microsoft Outlook kan de gebruiker de gedefinieerde zoekcriteria bewaren zodat deze later teruggevonden kan worden. Zo kunt u bijvoorbeeld een zoekopdracht bewaren die alle e-mailcorrespondentie met klant X toont.

Herstel van berichten met een klik
De gebruiker of beheerder kan met een klik een bericht in het oorspronkelijke formaat herstellen. GFI MailArchiver kan ieder gearchiveerd bericht (zelfs verwijderde berichten) herstellen en als bijlage naar de gebruiker sturen.

Andere kenmerken:

Afdrukvriendelijke ondersteuning voor het afdrukken van e-mails

U bent in goed gezelschap...
Duizenden bedrijven hebben inmiddels gekozen voor GFI MailArchiver.
Klik hier om de casestudy's en testimonials te bekijken

Terug naar boven