Kenmerken

Functies voor de beheerder

Meertalige ondersteuning voor het indexeren van e-mails
De nieuwe versie van GFI MailArchiver™ is beschikbaar met meertalige ondersteuning. Tijdens de installatie van GFI MailArchiver hebben beheerders de mogelijkheid om de taal/woordafbrekers te kiezen voor het indexeren van e-mails. We bieden nu ondersteuning in de volgende talen: Engels, Nederlands, Frans, Duits, Italiaans, Russisch, Spaans, Tsjechisch, Arabisch, Hebreeuws, Japans, Koreaans, Traditioneel Chinees en Vereenvoudigd Chinees.

Integratie met Exchange en andere mailservers
GFI MailArchiver maakt gebruik van de logboekfunctionaliteit van de Exchange Server en is daardoor zeer schaalbaar en betrouwbaar. Andere oplossingen voor e-mailarchivering verplaatsen de e-mail met een link naar hun database. Dit kan een storing zijn en kan u gehele e-mailsysteem laten crashen. GFI MailArchiver werkt parallel met Exchange en heeft geen invloed op de manier waarop Exchange werkt. Naast Exchange werkt GFI MailArchiver ook met andere mailservers. We kunnen e-mails ophalen van elke mailserver, die IMAP en Active Directory ondersteunt.

Toonaangevende Outlook-integratie zonder stubs
Gebruikers kunnen direct vanuit Outlook net zo gemakkelijk als in een Exchange mailbox of lokaal PST-bestand gearchiveerde e-mails bekijken. Terwijl andere producten integratie met Outlook aanbieden, biedt GFI MailArchiver integratie met Outlook aan zonder dat er stubs worden gebruikt. Microsoft raadt aan om geen stubs te gebruiken bij het bewaren van e-mails. Stubs veroorzaken problemen voor de beheerders omdat enkele e-mails in de Exchange Server achterblijven. Dit heeft weer een negatief effect op de serverprestaties. GFI MailArchiver is de eerste in deze branche die geen stubs gebruikt bij de integratie met Outlook. Bovendien biedt de software beheerders volledige real time synchronisatie van alle folders en e-mails in de Exchange-mailbox.

Automatische archivering van zakelijke e-mail op een opslaglocatie
Uw mailserver is niet de ideale plaats om alle e-mail op te slaan. Opslag van alle e-mail op de mailserver leidt op den duur tot een ernstige verslechtering van de prestaties. Als u oude e-mails naar een database verplaatst, behoudt uw mailserver een hoog prestatieniveau en blijft de e-mailopslag compact. U kunt uw e-mail archiveren in:

• Een SQL-database: Doordat alle e-mail in een standaard SQL-database wordt opgeslagen, kunt u gemakkelijk een back-up van uw e-mails maken en uw e-mails herstellen. U hebt geen speciale back-uptools voor Exchange nodig. Deze mogelijkheid wordt streng aanbevolen als u met grote hoeveelheden e-mails te maken hebt.
• Rechtstreeks op een NTFS-geformatteerde harde schijf: U kunt e-mails opslaan in een database die zich op een NTFS-geformatteerde harde schijf bevindt. U hebt dan geen licentie voor Microsoft SQL Server nodig! Deze optie is handig voor kleine bedrijven die met een kleine hoeveelheid e-mails te maken hebben en/of de licentiekosten voor Microsoft SQL Server willen uitsparen.

Ondersteuning van verscheidene databases en automatisch databasebeheer
U kunt e-mails archiveren in meer dan een database – zo bent u niet afhankelijk van een grote database die steeds langzamer wordt en steeds meer beheer vereist. Met GFI MailArchiver kunt u e-mails automatisch in een nieuwe database archiveren na afloop van een bepaalde periode, bijvoorbeeld een maand of een kwartaal.

Lagere opslagvereisten
E-mails opslaan in een database is veel efficiënter dan e-mails opslaan in een PST-bestand. GFI MailArchiver comprimeert en decomprimeert bijlagen automatisch. Hierdoor bespaart u veel opslagruimte in vergelijking met het opslaan van bijlagen in Exchange. Bovendien wordt er een exemplaar van de bijlagen die naar verschillende ontvangers zijn gestuurd, bewaard.

Onbeperkte mailbox
Beheerders hoeven niet meer een compromis te sluiten tussen mailboxgrootte en Exchange-prestaties. Met GFI MailArchiver profiteren gebruikers van een bijna 'onbeperkte' mailbox omdat de software e-mails in een SQL-database en niet op de Exchange server archiveert. Met minder opslageisen, een kleinere Exchange-opslag en zonder stubs op de server zullen beheerders een duidelijke stijging in prestaties constateren.

Maak een einde aan de PST-hel
Met GFI MailArchiver for Exchange hoeven gebruikers hun mail niet meer in PST-bestanden op lokale harde schijven te archiveren. PST-bestanden worden erg groot en zijn moeilijk te doorzoeken. Bovendien is het moeilijk om hiervan een back-up te maken. Veel gebruikers weten niet hoe ze hun PST-bestanden het beste kunnen indelen. Met GFI MailArchiver kunnen gebruikers de web search interface gebruiken en hun oude e-mails ophalen uit de database in plaats van dat ze zich door een enorme hoeveelheid PST-bestanden op een schijf heen moeten werken om een bepaald mailtje op te zoeken.

Migreer oude PST-bestanden die op client machines zijn opgeslagen
Door middel van GFI MailArchiver's agent-gebaseerde PST Exporter kunt u e-mails die door Microsoft Exchange voor de installatie van GFI MailArchiver verwerkt worden, archiveren. De GFI PST Exporter gebruikt de GFI MailArchiver Import Service om e-mails naar een archiefopslag te verplaatsen zonder interventie van eindgebruikers. Agents slaan de ontvangen e-mails in een 'destination folder' (doelmap) op en de GFI MailArchiver Import Service importeert dan de ontvangen e-mails naar een GFI MailArchiver archiefopslag.

Regels voor verwijdering van e-mails en categorisering
Een beleid voor e-mailverwijdering is uiterst belangrijk en hoewel e-mailarchivering essentieel is, kost het veel geld om e-mails voor onbepaalde duur te bewaren. Met GFI MailArchiver kunt u regels creëren om e-mails na een bepaalde periode te verwijderen. U kunt bijvoorbeeld alle door de marketingafdeling verstuurde e-mails die ouder dan zeven jaar zijn, verwijderen. Bovendien kan GFI MailArchiver u helpen bij het categoriseren van e-mails door elke e-mail die aan een bepaalde voorwaarde voldoet, een label te geven. Alle door de CEO verstuurde e-mails krijgen dan bijvoorbeeld het label [CEO].

Ondersteuning bij de naleving van de Sarbanes-Oxley-wet
Door het archiveren van alle bedrijfsmail helpt GFI MailArchiver organisaties te voldoen aan compliance zoals de Sarbanes-Oxley Act. Volgens de Sarbanes-Oxley-wet van 2002 en de regels van de Security and Exchange Commission (SEC) moeten naamloze vennootschappen bewijzen dat ze over degelijke interne controlesystemen en audittrails beschikken en dat de data die ze leveren correct is. Bedrijven moeten alle opgestelde, verstuurde en ontvangen correspondentie met betrekking tot een audit of een controle van een naamloze vennootschap zeven jaar lang bewaren. Gedurende die zeven jaar mogen de gegevens niet wisbaar en niet overschrijfbaar zijn. Dit geldt ook voor alle elektronische gegevens, zoals e-mails, vooral berichten die te maken hebben met mensen en afdelingen die betrokken zijn bij auditprocedures. Niet-naleving van de regels is een misdaad waarop een gevangenisstraf van maximaal tien jaar staat.

Ondersteuning bij de naleving van andere wetten en voorschriften
GFI MailArchiver is ook een nuttige tool die u helpt bij de naleving van de volgende wetten en voorschriften: E-Comm Act 2000, BS7799-2:2002, Enterprise Act 2002, Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999), enz.

Geef leesrechten en sluit gebruikers uit van e-mailarchivering
Met GFI MailArchiver kunt u een gebruiker het recht geven om alle e-mails van een bepaalde Active Directory Group in te zien. Zo kan een verkoopmanager bijvoorbeeld alle e-mails lezen die door zijn team zijn verzonden en ontvangen. Indien nodig kunt u GFI MailArchiver for Exchange instrueren om e-mail van/aan bepaalde gebruikers niet te archiveren. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om e-mails van/aan de personeelsmanager niet te archiveren.

Verzamel en archiveer e-mails in een geografische locatie
GFI MailArchiver maakt het mogelijk uw e-mailarchivering te centraliseren door e-mails van verschillende vestigingen in een fysieke locatie op te slaan. Zo kan een bedrijf met vestigingen in de VS, het Verenigd Koninkrijk en Australië er bijvoorbeeld voor kiezen om de e-mail van alle vestigingen in het kantoor in de VS op te slaan.

Ondersteuning voor virtuele omgevingen
Organisaties die momenteel virtualisatie op hun netwerk gebruiken of van plan zijn te gebruiken, kunnen nog steeds een aantal GFI-producten probleemloos installeren en gebruiken. GFI MailArchiver ondersteunt en draait op de meest gebruikte virtualisatietechnologieën, namelijk VMware, Microsoft Virtual Server en Microsoft Hyper-V.

Controle van opgeslagen e-mails om er zeker van te zijn dat er niet mee geknoeid is
GFI MailArchiver wordt geleverd met een auditfunctie die garandeert dat er niet met opgeslagen e-mails is geknoeid. Dit is voornamelijk van belang in industrieën en landen waar voorschriften organisaties verplichten om gebruikersactiviteiten te monitoren en audittrails van dergelijke activiteiten bij te houden. GFI MailArchiver biedt twee soorten audits:

• Auditing van database-activiteiten: Gebruikt de traceringscapaciteiten van Microsoft SQL Server om alle activiteiten die de archiveringsdatabases van GFI MailArchiver beïnvloeden te noteren.
• Auditing van gebruikersinteractie: Noteert alle gebruikersactiviteiten terwijl de GFI MailArchiver web interface wordt gebruikt om door de archiefopslag te bladeren.
  
  

Functies voor de gebruiker

GFI MailArchiver met Outlook-connector met offline toegang
Met de Outlook-connector van GFI MailArchiver hebben gebruikers overal ter wereld toegang tot hun e-mail via hun Outlook e-mailclient. Om dit te doen, moet de Outlook connector met de GFI MailArchiver server communiceren. Maar wat gebeurt er als de gebruiker niet op kantoor is? De offline-toegangsfunctie van GFI MailArchiver biedt de gebruiker de functionaliteit om toegang te krijgen tot een door de beheerder configureerbaar (standaard 30 dagen) aantal e-mails die op de client zijn gecached. In tegenstelling tot PST-bestanden die moeilijk te beheren zijn en die corrupt kunnen worden waardoor e-mails verloren kunnen gaan, kan de cache die op de client wordt gemaakt volledig vernieuwd worden en automatisch door GFI MailArchiver beheerd worden.

Toegang tot gearchiveerde e-mails vanaf iedere locatie
Met GFI MailArchiver hebben gebruikers overal ter wereld toegang tot hun e-mail via een browser. Ook verwijderde berichten kunnen worden gelezen (en hersteld).

Geavanceerd zoeken naar e-mails en de 'Saved Search'-functie gebruiken
Dankzij een centrale opslag van e-mail kunnen gebruikers gemakkelijk hun oude e-mails en attachments doorzoeken (Microsoft Word, Excel, PDF, ZIP en vele andere soorten bestanden). Als een zoekopdracht eenmaal gedefinieerd is, kan de gebruiker de zoekcriteria bewaren zodat ze later nog teruggevonden kunnen worden, net zoals in Microsoft Outlook Search Folders. Zo kunt u bijvoorbeeld een zoekopdracht bewaren die alle e-mailcorrespondentie met klant X toont.

Berichten kunnen met een eenvoudige muisklik hersteld worden
De gebruiker of beheerder kan met een simpele muisklik een bericht weer in het originele formaat in de inbox van de gebruiker laten verschijnen. GFI MailArchiver kan ieder gearchiveerd bericht (zelfs verwijderde berichten) herstellen en als bijlage naar de gebruiker terugsturen.

Andere kenmerken:

• Printvriendelijke ondersteuning voor het printen van e-mails

U bent in goed gezelschap...
Veel toonaangevende bedrijven hebben voor GFI MailArchiver gekozen. Dit zijn enkele voorbeelden: Dit zijn enkele voorbeelden: American International Movers, Inc, Autoflug GmbH (Duitsland), eCourier (Verenigd Koninkrijk) en vele anderen.

Lijst van klanten en testimonials