Uw bedrijf gereedmaken voor naleving van voorschriften ten aanzien van eDiscovery en e-mail

E-mailen is de standaardmethode van correspondentie geworden die door ondernemingen, zowel voor interne communicatie als ook voor het zakendoen met externe partners, leveranciers, klanten en anderen wordt gebruikt. De e-mail van uw bedrijf bevat belangrijke, en soms vertrouwelijke, informatie die moet worden gearchiveerd voor mogelijk toekomstig gebruik.

Er zijn voor het kleine en middelgrote bedrijf een aantal redenen voor het implementeren van een nalevingsbeleid ten aanzien van e-mail. E-mail is vaak de enige vorm van schriftelijke communicatie die bestaat tussen u en uw leveranciers, uw partners, uw klanten en potentiële klanten. Het is om vele redenen belangrijk dat hiervan een kopie wordt bewaard, niet in het minst om ervoor te zorgen dat het bedrijf voldoet aan nalevingseisen en in staat is om op korte termijn te kunnen reageren op wettelijke kwesties zoals eDiscovery-verzoeken. E-mail is natuurlijk de ruggengraat van de interne correspondentie tussen personeelsleden en moet later mogelijk worden geraadpleegd en regelmatig worden gecontroleerd.

Waarom is e-mailarchivering belangrijk voor uw bedrijf

Als het gaat om gebruik in de rechtbank, dan beschouwen bestaande voorschriften, zoals Sarbanes-Oxley, HIPAA en de FRCP, e-mails als geldige en toegestane documenten die gelijkwaardig zijn aan papieren documenten. Advocaten of rechtbanken kunnen in de vorm van eDiscovery-verzoeken eisen dat bedrijven dergelijke documenten aanleveren, wat regelmatig gebeurt. eDiscovery is het proces waarmee in een juridische context uit de archieven van een bedrijf documenten worden gelokaliseerd, veiliggesteld en gebruikt. U begrijpt dat het van cruciaal belang is dat specifieke e-mails gemakkelijk moeten kunnen worden gelokaliseerd, met de zekerheid dat er niet mee geknoeid is. Bedrijven moeten vandaag de dag investeren in een e-mailarchief dat gemakkelijk te beheren is. Niet-naleving van de voorschriften kan leiden tot gerechtelijke boetes en/of verliezen in rechtszaken, en een beschadigde reputatie.

Uw bedrijf moet ten aanzien van e-mail een nalevingsbeleid implementeren met in het bijzonder aandacht voor e-mailarchivering. Dit is gelukkig gemakkelijker dan het klinkt. Eerst moet u een geschikt beleid opstellen dat in overeenstemming is met de behoeften van uw bedrijf en dat anticipeert op de nalevingseisen waaraan uw bedrijf waarschijnlijk moet voldoen, en vervolgens een product kopen dat uw beleid automatisch ondersteunt.

De beste manier om e-mailarchivering te implementeren

E-mailarchieven moeten hun eigen gelokaliseerde server hebben die specifiek op zijn taak berekend is.

Door uw e-mails te archiveren in een afzonderlijke database, in plaats van lokale schijfruimte te gebruiken of ruimte op de e-mailserver op te eten, zorgt u voor een betere beveiliging tegen sabotage, gemakkelijker onderhoud, meer bescherming bij een serverstoring, en minder belasting van uw mailserver, dus een snellere maildienst. Gebruik uw e-mailserver voor het filteren van e-mails; stop hem niet vol met archieven, waardoor overbelasting kan ontstaan die leidt tot vertragingen en crashes.

Afzonderlijke backups van beide servers zorgen bovendien voor een omgeving die veiliger is en minimaliseren het risico dat alle gegevens verloren gaan als een backup niet werkt. Door de gearchiveerde e-mails te bewaren op een afzonderlijke server, bent u in staat om gegevens te herstellen tot een bepaald moment in de tijd en vanaf dat punt opnieuw te werken als de primaire e-mailserver crasht. Het ophalen van e-mails tot dat punt gaat hierdoor veel eenvoudiger en sneller, zodat hervatting van werk voor beheerders relatief probleemloos is.

Een specifieke e-mailserver en een afzonderlijke en specifieke archiefserver zorgen ervoor dat beide machines eenvoudiger en veiliger kunnen worden beheerd en zal op de lange duur een betere toewijzing van hulpbronnen betekenen.

E-mailarchivering voor nalevingsdoeleinden

Een systeem met ingebouwde auditingmogelijkheden, zoals het registreren, bijhouden en bewaren van database- en gebruikersactiviteiten, of andere ingebouwde veilige methoden zoals encryptie, garandeert in hoge mate dat er niet met e-mail is geknoeid. Dit is voornamelijk van belang in industrieën en landen waar voorschriften organisaties verplichten om gebruikersactiviteiten te controleren en audittrajecten van activiteiten bij te houden. In elk type omgeving is het belangrijk om voor naleving van voorschriften een e-mailarchief bij te houden dat gemakkelijk kan worden doorzocht, zodat e-mail op verzoek snel kan worden opgevraagd.

Een e-mailarchief dat onhandelbaar is, wordt eerder snel een probleem dan een oplossing. E-mailarchiefsystemen moeten voor nalevingsdoeleinden gemakkelijk kunnen worden gecontroleerd. Logbestanden en tellers moeten worden bewaard als bewijs van alle ondernomen acties die betrekking hebben op het e-mailarchief dat voor nalevingsdoeleinden wordt bijgehouden. Logs moeten bewijzen dat alle e-mail wordt vastgelegd en dat alle e-mails (waaronder de bijlagen hiervan) kunnen worden doorzocht, gevonden en bekeken in het originele formaat.

*Het is belangrijk om gebruikers te informeren dat hun e-mail wordt geregistreerd en gearchiveerd.

E-mailarchivering wordt in het bedrijf van vandaag een standaardactiviteit. De implementatie van een succesvol nalevingsbeleid ten aanzien van e-mail kan uw bedrijf veel tijd, geld en hulpbronnen besparen als moet worden gehandeld onder druk van eDiscovery-verzoeken. Het juiste systeem garandeert dat u in staat bent om op de juiste wijze te reageren en dat uw bedrijf voldoet aan alle e-mailvoorschriften.

E-mailarchiveringssoftware zoals GFI MailArchiver for Exchange™ zorgt ervoor dat uw bedrijf klaar is om te antwoorden als dat nodig is.