GFI FaxMaker™ en conformiteit met HIPAA

Dit document beschrijft de vereisten van HIPAA als het gaat om het faxen van beschermde gezondheidsinformatie en hoe GFI Software’s FaxMaker, een gebruikersvriendelijke faxserver, gezondheidsorganisaties kan helpen te voldoen aan de voorschriften van HIPAA ten aanzien van informatiestromen en uitwisseling van informatie.

Faxservertechnologie is een veilige communicatiemethode en is een eenvoudige en betaalbare manier waarmee gezondheidsorganisaties kunnen werken in overeenstemming met de voorschriften van HIPAA.

Introductie:

Het congres in de VS erkende in 1996 dat er behoefte was aan nationale normen ten aanzien van de privacy in relatie tot patiëntendossiers en in dat jaar werd de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) van kracht. De wet bevatte bepalingen die werden ontworpen om voor gezondheidsorganisaties door stimulering van elektronische transacties de efficiency te verbeteren en de kosten te verlagen, maar vereiste ook nieuwe beveiligingsmaatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van die informatie te beschermen. In november 1999 deed de U.S. Department of Health en Human Services (HHS) voorstellen om de nieuwe rechten van patiënten te garanderen en misbruik of openbaarmaking van hun dossiers te voorkomen.

De wet heeft ertoe geleid dat gezondheidsorganisaties op een andere manier vertrouwelijke informatie verzenden, ontvangen en beheren. De eerdere papieren systemen worden als onveilig en als een risico beschouwd. Daarom zijn nieuwe alternatieven voor het uitwisselen en volgen van beveiligde gezondheidsinformatie (PHI) vereist.

HIPAA en faxen

De primaire doelstelling van HIPAA is dat gezondheidsorganisaties over de - administratieve, technische en fysieke - structuur en procedures beschikken waarmee zij kunnen voorkomen dat gezondheidsinformatie van patiënten bekend wordt gemaakt aan onbevoegden wanneer deze informatie aan bevoegde personen moet worden verzonden of afgeleverd.

HIPAA verbiedt niet dat gebruik wordt gemaakt van faxmachines voor uitwisseling van PHI; de informatie is echter onderhevig aan strikte voorschriften waarmee de privacy en veiligheid aan zowel de verzendzijde, tijdens transmissie en op het punt van aflevering worden beschermd.

De veiligheidsbepalingen van HIPAA vereisen dat “redelijke” inspanningen worden gedaan om ervoor te zorgen dat via fax de informatielevering veilig plaatsvindt en dat de informatie veilig wordt ontvangen door de bedoelde persoon.

HIPAA stelt een aantal eisen die moeten worden nageleefd om ervoor te zorgen dat de patiëntendossiers op de juiste wijze worden beschermd.

Deze eisen, die betrekking hebben op veiligheid en privacy, omvatten:

• Alle faxmachines moeten worden geplaatst in een veilig gebied en niet algemeen toegankelijk zijn.
• Alleen bevoegd personeel mogen toegang tot de faxmachine hebben en er moeten beveiligingsmaatregelen worden genomen om dit te realiseren.
• Nummers van bestemming moeten vóór transmissie worden gecontroleerd
• Ontvangers worden op de hoogte gesteld dat aan hen een fax is verzonden.
• Maak gebruik van een voorblad waarop duidelijk staat vermeld dat de fax vertrouwelijke informatie bevat, wordt verzonden met toestemming van de patiënt, niet aan anderen mag worden overhandigd zonder dat hiervoor uitdrukkelijk toestemming is gegeven, en moet worden vernietigd als de fax niet wordt ontvangen door de bedoelde ontvanger.
• Alle patiëntgegevens moeten in de body van de fax staan en niet in een van de gegevensvelden.
• Faxen moeten worden verzonden naar veilige bestemmingen, d.w.z. dat de faxmachine van de ontvanger op een veilige locatie moet staan en alleen toegankelijk is voor personen die bevoegd zijn de informatie te ontvangen.
• Bewaar een kopie van het bevestigingsblad van de faxtransmissie, waaronder noodzakelijke gegevens zoals het tijdstip en het nummer van de ontvanger.
• Bevestig verzending van de fax door de ontvanger te bellen.
• Ontvangen faxen moeten worden opgeslagen op een veilige locatie.
• Houd een logoverzicht bij van transmissies en transacties.

Waarom traditionele faxmethoden problematisch zijn

Hoewel HIPAA niet verbiedt dat gezondheidsinformatie van patiënten naar bevoegde ontvangers wordt gefaxt, zijn aan handmatig faxen dusdanige veiligheidsproblemen verbonden dat gezondheidsorganisaties zeer zeker niet zullen kunnen voldoen aan de strikte HIPAA-eisen.

Handmatig faxen gaat gepaard met een aantal risico’s:

• Faxmachines staan mogelijk niet in een veilig gebied en toegang tot faxen is mogelijk niet beperkt tot alleen bevoegd personeel.
• Verzenders moeten bij de machine wachten totdat de transmissie is voltooid, wachten op het transmissierapport, de documenten verzamelen en opbergen. Zij moeten ook de ontvanger opbellen om te controleren of zij de fax compleet en zoals bedoeld hebben ontvangen. Dit neemt kostbare tijd van het personeel in de gezondheidszorg in beslag. Als de ontvanger niet beschikbaar is, kan belangrijke informatie vertraging oplopen.
• Inkomende faxen moeten onmiddellijk uit de uitvoerlade worden verwijderd en aan de ontvanger worden overhandigd om het risico uit te sluiten dat de fax in handen komt van onbevoegden.
• Voorgeprogrammeerde faxnummers moeten periodiek worden gecontroleerd en regelmatig moet contact worden opgenomen met bekende ontvangers om te controleren of het nummer niet gewijzigd is.
• De faxmachine op de bestemming kan op een veilige locatie staan, maar is mogelijk toch toegankelijk zijn voor meerdere mensen.
• De informatie op de hard copy moet veilig worden opgeborgen.
• Transmissie is mogelijk niet altijd veilig en betrouwbaar (vooral in gebieden met een onontwikkelde telecommunicatie-infrastructuur).
• In de geest van HIPAA, die streeft naar effectievere werkmethoden in de gezondheidszorg, is handmatig faxen duur is – en vereist meerdere communicatielijnen, hardware, onderhoudskosten en materiaal (papier en toner).

Waarom is GFI Software’s faxserver GFI FaxMaker de oplossing?

GFI Software's faxserversoftware, GFI FaxMaker lost ten aanzien van privacy en beveiliging alle faxgerelateerde problemen op die worden genoemd in het HIPAA-plan van een gezondheidsorganisatie.

GFI FaxMaker maakt het verzenden en ontvangen van faxen een efficiënt, eenvoudig en kosteneffectief proces. De problemen met handmatig faxen - het document afdrukken, naar de faxmachine lopen en wachten totdat de fax uit de machine komt, en dan hebben wij het nog niet eens over de kosten van verbruiksartikelen en reparatiekosten – behoren meteen tot het verleden; maar wat belangrijker is: met GFI FaxMaker kunnen gebruikers rechtstreeks vanuit hun e-mailclient faxen verzenden en ontvangen – zodat in de meeste gevallen er geen behoefte meer is aan een faxmachine.

GFI FaxMaker is gemakkelijk te installeren, vereist weinig onderhoud en laat zich integreren in bestaande messaging-clients en klantspecifieke oplossingen.

GFI FaxMaker laat zich integreren in uw mailserver, waardoor gebruikers faxen en SMS-berichten kunnen verzenden en ontvangen via hun e-mailclient of een databasetoepassing met gezondheidsdossiers, een optie die vaak de voorkeur heeft van gezondheidsorganisaties. U kunt zelfs van alle faxen een backup maken en deze op dezelfde wijze doorzoeken als e-mail die in het netwerk wordt opgeslagen en opgehaald. Als e-mailcorrespondentie wordt gearchiveerd (wat een wettelijke vereiste kan zijn), dan kunnen al uw faxen worden opgeslagen in een centrale, veilige database.

Met GFI FaxMaker is het niet langer nodig om te werken met originele of gedupliceerde exemplaren van medische patiëntendossiers, waardoor er minder risico is dat bestanden verloren raken of op de verkeerde plaats belanden, en minder tijd nodig is om de documentatie te verzenden.

Aangezien faxen worden verzonden en ontvangen via e-mail en ten aanzien van de e-mailclient authenticatie nodig is om toegang te krijgen tot de faxen, hoeft u zich geen zorgen te maken dat de gezondheidsinformatie van patiënten naar de verkeerde ontvanger wordt gestuurd of dat iemand anders zonder toestemming de informatie kan ophalen. Om de veiligheid te vergroten kunnen gezondheidsorganisaties, als deze zich zorgen maken, voor hun dossiers gebruikmaken van een databasetoepassing die de e-mailclient omzeilt. Om ervoor te zorgen dat de fax alleen wordt gezien door de persoon voor wie de fax is bedoeld, kan GFI FaxMaker binnenkomende faxen automatisch routeren naar de mailbox van de gebruiker of naar een bepaalde printer op basis van het DID/DDI/DTMF-nummer of de lijn waarop de fax was ontvangen. U kunt uw faxen ook doorsturen naar een openbare map of toewijzen aan een netwerkprinter per geïnstalleerde faxpoort. Dit houdt in dat de fax niet in andere handen komt.

Met serversystemen en databases die zijn opgeslagen op veilige locaties en die alleen worden beheerd door bevoegd personeel is er geen risico dat er met e-mails/faxen kan worden geknoeid, of dat deze worden verwijderd of door derden worden gelezen. Dit zorgt ervoor dat alle patiëntgegevens altijd veilig zijn – vóór, tijdens en na transmissie

Checklist

Eisen ten aanzien van privacy en beveiliging	Gebruik van GFI FaxMaker	Hoe GFI FaxMaker aan deze eis voldoet
Alle faxmachines moeten in een veilig gebied worden geplaatst dat niet algemeen toegankelijk is.		Zowel uitgaande als inkomende faxen kunnen met een e-mailclient worden verzonden/ontvangen. Hierdoor is een faxmachine niet langer nodig en hoeven er geen speciale beveiligingsmaatregelen worden genomen om gegevens of apparatuur veilig te stellen.
Alleen bevoegd personeel mag toegang tot de informatie hebben en er moeten beveiligingsmaatregelen worden genomen om dit te garanderen.		Uitgaande faxen kunnen worden verzonden via de persoonlijke e-mailclient van de persoon. De documentatie hoeft het kantoor van de verzender niet te verlaten en wordt niet door iemand anders behandeld. Inkomende faxen kunnen automatisch worden gerouteerd naar de mailbox van de gebruiker of naar een bepaalde printer op basis van een DID/DDI/DTMF-nummer of de lijn waarop de fax was ontvangen. Dit zorgt ervoor dat niemand anders dan de bedoelde ontvanger of ander bevoegd personeel de zojuist ontvangen documentatie kan bekijken.
De nummers van de bestemming worden gecontroleerd voordat de transmissie plaatsvindt		Door integratie in Active Directory en gebruik van de contactpersonenlijsten in de e-mailclient kunnen ontvangers worden voorgeprogrammeerd, zodat het risico van menselijke fouten wordt geminimaliseerd. Een andere optie is om het systeem te integreren in software van derden voor medische dossiers en hiervan de ingebouwde contactpersonenlijst te gebruiken. Hieraan geven gezondheidsorganisaties vaak de voorkeur
Maak gebruik van een voorblad waarop duidelijk wordt vermeld dat de fax vertrouwelijke gezondheidsinformatie bevat, wordt verzonden met goedkeuring van de patiënt, niet zonder uitdrukkelijke toestemming aan derden mag worden overhandigd en moet worden vernietigd als de fax niet wordt ontvangen door de bedoelde ontvanger.		Met de faxserversoftware GFI FaxMaker van GFI kunt u voorbladen maken per gebruiker of per groep. Hierdoor kunnen beheerders controle uitoefenen over de indeling en inhoud van het voorblad en het goedgekeurde voorblad automatisch laten toevoegen aan uitgaande faxen.
Bewaar een kopie van het bevestigingsblad van de faxtransmissie, inclusief de benodigde gegevens zoals de tijd en het nummer van de ontvanger.		Transmissierapporten met miniaturen van de fax kunnen automatisch worden afgedrukt.
Ontvangen faxen moeten worden opgeslagen op een veilige locatie.		Als e-mailarchivering is geïmplementeerd, worden alle faxen die zijn verzonden of ontvangen met GFI FaxMaker, opgeslagen in een veilige database, waardoor deze gemakkelijk toegankelijk zijn en gemakkelijk kunnen worden doorzocht en geaudit.
Bewaar een logoverzicht van transmissies en transacties.		Als e-mailarchivering is geïmplementeerd, worden alle faxen die met GFI FaxMaker zijn verzonden en ontvangen, opgeslagen in een veilige database, waardoor deze gemakkelijk toegankelijk zijn en gemakkelijk kunnen worden doorzocht en geaudit.

Andere voordelen van GFI FAXmaker die u helpen bij naleving van HIPAA

Minder beheer

GFI FaxMaker is zo ontworpen dat beheer minimaal is. GFI FaxMaker kan worden geïntegreerd in de Active Directory; u hoeft dus geen aparte database met faxgebruikers te beheren. U kunt gebruikersgerelateerde instellingen rechtstreeks op Windows-gebruikers of -groepen toepassen.

Ondersteunt Microsoft Exchange, Lotus Domino en andere SMTP-servers

GFI FaxMaker laat zich integreren met Exchange Server 2000/2003/2007 via een standaard Exchange SMTP-connector. GFI FaxMaker kan op de Exchange-server of op een aparte computer worden geïnstalleerd. In het laatste geval hoeft u geen software op de Exchange-server zelf te installeren. Bovendien laat GFI FaxMaker zich ook in Lotus Domino en andere populaire SMTP-servers integreren.

Ondersteuning van fax over IP (FOIP)

Met de optionele, hostgebaseerde module van Brooktrout SR140 of XCAPI van TE-SYSTEMS laat GFI FaxMaker zich integreren in uw bestaande IP PBX om Fax over IP (FOIP) zonder hardware-eisen te bieden. Met FOIP kunt u via het internet gemakkelijk faxen verzenden, met integratie in de bestaande IP-infrastructuur.

Ondersteunt Lotus Notes & SMTP/POP3-servers

GFI FaxMaker laat zich via het SMTP/POP3-protocol integreren in Lotus Notes en elke SMTP/POP3-server. Het product kan op de mailserver zelf of op een aparte machine worden geïnstalleerd. Voor Lotus Notes wordt @FAX-adressering ondersteund.

Geautomatiseerde faxbezorging/routering van inkomende faxen

GFI FaxMaker kan binnenkomende faxen automatisch routeren naar de mailbox van de gebruiker of naar een bepaalde printer op basis van het DID/DDI/DTMF-nummer of de lijn waarop de fax was ontvangen. U kunt uw faxen ook doorsturen naar een openbare map of toewijzen aan een netwerkprinter per geïnstalleerde faxpoort.

Archiveer faxen naar GFI MailArchiver™, naar SQL, of andere archiveringsoplossingen

GFI FaxMaker stelt u in staat om alle faxen te archiveren naar GFI MailArchiver, een SQL-database of naar een e-mailadres. GFI MailArchiver is een archiefoplossing die alle e-mails bewaart in een SQL-database, waardoor gebruikers oude e-mails en faxen gemakkelijk kunnen terugvinden. Met de OCR-module kunt u faxen ook doorzoeken op basis van specifieke tekst binnen de fax.

Optioneel lezen en routeren met OCR

Met de optionele OCR-module kunt u alle binnenkomende faxen converteren naar een leesbaar tekstformaat door middel van OCR (Optical Character Recognition)-technologie, en de fax vervolgens doorsturen naar de juiste gebruiker op basis van trefwoord. U kunt bijvoorbeeld faxen doorsturen op basis van achternaam of functie. Als GFI FaxMaker de juiste ontvanger niet kan vinden, komt de fax automatisch aan bij de standaardontvanger of -router. Dit is in het bijzonder handig als u van plan bent faxen te archiveren, aangezien dit het zoeken naar een bepaalde fax veel gemakkelijker maakt.

Verzend een fax vanuit elke toepassing

Om een fax te verzenden, drukken gebruikers de tekst af vanuit hun tekstverwerkingsprogramma naar de GFI FaxMaker-printer, of maken zij een nieuw bericht in hun e-mailclient (bijvoorbeeld Outlook of Outlook Web Access). Vervolgens kunnen ze de ontvanger(s) van de fax selecteren vanuit het adresboek van Outlook of rechtstreeks het faxnummer intoetsen. Nadat op de knop Verzenden is gedrukt, wordt de fax verstuurd en ontvangt de gebruiker een verzendrapport in zijn of haar inbox.

Ontvang faxen via e-mail in fax- of PDF-formaat

GFI FaxMaker bezorgt faxen in de inbox van de gebruiker als TIF-document (fax) of als Adobe PDF-document. Zo kunnen gebruikers hun faxen vanaf elke plek ter wereld bekijken met behulp van ofwel een normale e-mailclient voor desktops (bijvoorbeeld Outlook) of een e-mailclient op internet (bijvoorbeeld Outlook Web Access). Ontvangst van faxen in PDF-formaat betekent dat de fax gemakkelijk kan worden doorgestuurd en maakt het mogelijk dat faxen gemakkelijk kunnen worden geïntegreerd in documentarchiveringssystemen of workflowprocedures.

Ondersteunt contactpersonen in Microsoft Outlook

Het is niet nodig een apart faxadressenboek aan te houden, selecteer eenvoudigweg deBusiness Fax-optie in de contactpersonenlijst of de algemene adreslijst van Outlook. Het is niet nodig om adresgegevens dubbel in te voeren.

Stuur Microsoft Office-documenten, PDF-, HTML- en andere bestanden mee als bijlage

Gebruikers kunnen Microsoft Office-, PDF-, HTML- en andere bestanden met hun fax meesturen. Deze worden door de faxserver in faxformaat weergegeven. De opdracht Verzend naar E-mailadresin Microsoft Office en andere toepassingen kan worden gebruikt om een document snel als fax te verzenden.

Automatische integratie van applicaties en samenvoeging van mail met NetPrintQueue2FAX

Dankzij de functie NetPrintQueue2FAX in GFI FaxMaker kunt u een faxnummer in een document opnemen en vanuit bijna ieder programma en overal in het netwerk afdrukken naar fax zonder dat u het faxnummer apart hoeft in te toetsen. Dit is vooral handig voor boekhoudprogramma's: vermeld het faxnummer in het te verzenden document (bv. een factuur) en het wordt als fax verstuurd. Integratie of ontwikkeling van nieuwe applicaties zijn hiervoor niet noodzakelijk.

Broadcasting van faxen door middel van de optie mail samenvoegen in Microsoft Office

Met de optie mail samenvoegen van Microsoft Word/Office kunt u persoonlijke faxbroadcasts versturen. Doordat Microsoft Office ODBC ondersteunt, kan de lijst met ontvangers vanuit iedere gegevensbron worden opgevraagd, waaronder Microsoft SQL Server, Microsoft Access en vele andere.